Bony świąteczne dla pracowników. Co z podatkiem?

Do popularnych form finansowej motywacji pracowników, np. z okazji świąt lub końca roku można zaliczyć różnego rodzaju bony i talony lub tzw. karty przedpłacone, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi o danej wartości. Alternatywnie pracodawca ma oczywiście możliwość docenić pracowników przez przyznanie premii pieniężnej. Badania w tym zakresie dowodzą, iż dodatkowe środki finansowe nie zawsze są postrzegane przez pracowników jako forma okazjonalnej nagrody, tylko jako premia pieniężna związana z wykonywaniem obowiązków zawodowych.

Pracodawcy, dokonując wyboru formy motywacji, uwzględniają zarówno kwestie związane z postrzeganiem wybranej formy przez pracowników, jak również kwestie finansowe i podatkowe. W konkretnej sytuacji biorą również przy tym pod uwagę, iż przepisy podatkowe zwalniają z podatku po stronie pracowników świadczenia pieniężne (np. karty przedpłacone) i rzeczowe (z wyłączeniem bonów), jeżeli finansowane są ze środków zgromadzonych w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) i nie przekraczają w roku podatkowym ustawowo określonej kwoty.

Zwolnienie podatkowe dotyczy jednakże tylko otrzymanych przez pracowników w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, świadczeń pieniężnych i rzeczowych (z wyłączeniem bonów towarowych) łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Zgodnie z przepisami w zakresie ZFŚS fundusz tworzony jest w zakładach zatrudniających na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Środki funduszu przeznaczone są na finansowanie zdefiniowanej ustawowo działalności socjalnej (np. usługi świadczone w zakresie różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej) i muszą być wydatkowane w z góry określony sposób na rzecz uprawnionych pracowników. Tym samym możliwości pracodawcy w zakresie swobody przeznaczenia środków zgromadzonych w ZFŚS są ograniczone przez przepisy dotyczące ZFŚS.

Spóźniona wypłata nie jest ciężkim naruszeniem

Wyżej wymienione regulacje dowodzą, iż w praktyce może okazać się, że zwolnienie podatkowe świadczeń pieniężnych i rzeczowych może być stosowane jedynie przez niektórych pracodawców w ściśle określonych sytuacjach, przy uwzględnieniu maksymalnej rocznej kwoty wartości takiego świadczenia.

Jeżeli przedświąteczne świadczenia nie są finansowane przez pracodawcę w związku z działalnością socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS ze środków ZFŚS, tylko ze środków obrotowych, to zarówno świadczenia pieniężne i rzeczowe, jak również bony stanowią po stronie pracowników przychód ze stosunku pracy, który nie jest zwolniony z opodatkowania na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych i stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne (ZUS).

Mając na uwadze, że ze środków ZFŚS finansowane są różnego typu świadczenia na rzecz pracowników w trakcie roku oraz niską kwotę zwolnienia przypadająca na jednego pracownika, kryterium zwolnienia podatkowego często nie jest decydujące przy podejmowaniu decyzji odnośnie wyboru formy motywacji pracowników pod koniec roku podatkowego. Dodatkowe gratyfikacje pracownicze w okresie przedświątecznym są ponadto finansowane z reguły ze środków obrotowych spółki, co powoduje konieczność opodatkowania i _ oskładkowania _ tych świadczeń niezależnie od wybranej formy (świadczenie pieniężne, rzeczowe, karty przedpłacone, bony, talony).

Należy zatem stwierdzić, że w przypadku finansowania świadczeń pracowniczych ze środków obrotowych spółki, na gruncie przepisów podatkowych bony towarowe są traktowane w ten sam sposób jak świadczenia udzielane w innych formach (w szczególności w gotówce), a w przypadku ich przyznania przy różnego typu okazjach, np. w okresie przedświątecznym - jak wynika z praktyki - mogą być lepiej postrzegane przez pracowników jako element motywacyjny niż świadczenia pieniężne.

Autor jest doradcą podatkowym w Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna