Obowiązujące u danego pracodawcy organizacja oraz zasady pracy poza uregulowaniami zawartymi w kodeksie pracy, często mają swoje źródło w ustalonym przez pracodawcę regulaminie pracy.
Rozwiązanie takie ma zwykle na celu bardziej szczegółowe określenie reguł, panujących w danym zakładzie oraz możliwość jasnego ustalenia konsekwencji za ewentualne ich naruszenia.
Naturalne jest jednak, że niekiedy zaistnieje potrzeba modyfikacji każdego, nawet najlepszego regulaminu pracy. W zależności od sytuacji pracodawca może wprowadzić do niego nowe postanowienia, lub odpowiednio do potrzeb zmienić regulacje już istniejące.
Zmiana taka nie może jednak odbyć się jedynie poprzez wykreślenie dotychczasowych postanowień i zastąpienie ich nowymi - konieczne jest tu zachowanie odpowiednich procedur, przewidzianych przepisami kodeksu pracy.
Potrzebna konsultacja ze związkami
O ile w danym zakładzie pracy działają organizacje związkowe, to powinny one współdziałać z pracodawcą zarówno przy pierwotnym ustaleniu regulaminu pracy, jak i przy jego zmianie - to z nimi bowiem powinna zostać uzgodniona treść i zakres regulaminu.
Przedstawiciele związków zwykle wyrażają zgodę na dane postanowienia lub też zgłaszają proponowane poprawki. Jeżeli u danego pracodawcy nie działa organizacja związkowa, lub też w uzgodnionym wcześniej z pracodawcą terminie nie wyraziła ona swojego zdania odnośnie propozycji regulaminu, to on ustala regulamin pracy.
Po ustaleniu ostatecznej wersji regulaminu konieczne jest zapoznanie z nim pracowników, bowiem, zgodnie z art. 104 k.p., regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Trzeba zawiadomić pracowników
W przypadku zmian, które nie wpływają negatywnie na dotychczasowe warunki pracy i płacy, podanie regulaminu do wiadomości pracowników powinno nastąpić w przyjęty w zakładzie pracy sposób, który zagwarantuje im możliwość zapoznania się z treścią dokumentu.
Pracodawca powinien zatem oprzeć się na przyjętej w firmie praktyce, związanej z obiegiem informacji. Zwyczajowo przyjętą zasadą może być np. pismo obiegowe, fakt zapoznania się z którym pracownicy potwierdzą własnoręcznym podpisem, rozesłanie nowego regulaminu pocztą elektroniczną, zamieszczenie na stronie intranetowej lub wywieszenie na tablicy ogłoszeń. W każdym przypadku pracodawca powinien jednak upewnić się, że wszyscy pracownicy mieli obiektywną możliwość dotarcia do informacji o zmianach regulaminu oraz zapewnić sobie możliwość udowodnienia tego faktu - w ewentualnym procesie sądowym to on bowiem musi dowieść, że spełnił swoje określone przepisami prawa pracy obowiązki dotyczące tej kwestii.
Nie jest jednak jego obowiązkiem sprawdzenie, czy pracownik w rzeczywistości zapoznał się z udostępnioną informacją, wystarczające będzie to, iż pracodawca udostępnił mu taką możliwość. Powyższa zasada obowiązywać będzie również w przypadku osób przebywających na zwolnieniach czy urlopach, a zatem pracowników, którzy z usprawiedliwionej przyczyny tymczasowo nie świadczą pracy.
Pogorszenie warunków pracy wymaga zgody załogi
Jeżeli jednak wprowadzane zmiany pogarszają warunki pracy lub płacy, konieczne będzie uzyskanie na nie zgody pracownika - bądź to w drodze porozumienia stron, bądź - wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy. W przypadku porozumienia pracownika i pracodawcy co do nowych warunków, zmiana regulaminu nastąpi najczęściej poprzez sporządzenie i podpisanie przez strony aneksu do umowy o pracę, w którym zawarte będą nowe postanowienia.
Bez zgody - wypowiedzenie zmieniające
Jeżeli jednak pracownik nie wyrazi zgody na pogorszenie warunków, pracodawcy pozostaje jedynie możliwość wręczenia mu tzw. _ wypowiedzenia zmieniającego, _przedstawiającego propozycje nowych warunków zatrudnienia.
Wypowiedzenia takie musi zostać sporządzone na piśmie i to od dnia jego doręczenia zaczyna upływać indywidualny w zależności od stażu pracy termin wypowiedzenia. Pracownik może naturalnie w takiej sytuacji przyjąć nowe zasady pracy. Jeżeli jednak stanie się inaczej, to przed upływem połowy okresu wypowiedzenia może on złożyć oświadczenie o nieprzyjęci nowych warunków pracy. W takim przypadku, analogicznie jak przy _ zwyczajnym _ wypowiedzeniu, umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia. O ile zaś pracownik, który otrzymał wypowiedzenie, do połowy upływu jego okresu nie ustosunkuje się do kwestii nowych regulacji, zgodnie z k.p. przyjmuje się, że przyjął on nowe warunki zatrudnienia.
Ważne dla pracodawcy jest, by wypowiedzenie zawierało pouczenie o terminie, do którego należy złożyć oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu nowych warunków, oraz konsekwencjach niezachowania tego terminu. W przeciwnym razie nie będzie miała bowiem zastosowania fikcja prawna zakładająca milczenie pracownika jako zgodę na nowe warunki, a termin do ustosunkowania się przez pracownika do zmian ulegnie z mocy prawa przedłużeniu do ostatniego dnia okresu wypowiedzenia.
Pamiętać również należy, iż przepisy kodeksu pracy wyraźnie zakazują wypowiedzenia umowy o pracę w trakcie usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Dopiero zatem po zakończeniu urlopu czy zwolnienia lekarskiego możliwe będzie wręczenie nieobecnemu wcześniej pracownikowi pisma z nowymi warunkami pracy.
_ Autorka jest aplikantką radcowską w Kancelarii Prawnej BSO Prawo & Podatki we Wrocławiu. _