Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego (dalej: kpa), strona postępowania może działać przez pełnomocnika.
**Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy charakter czynności wymaga osobistego działania strony. Przykładem jest odebranie od niej wyjaśnień, jeśli wyraźnie wskazano, że powinna ona dokonać tego osobiście czy też jej przesłuchanie.W takich czynnościach pełnomocnik nie może zastąpić strony.
Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie albo zgłoszone do protokołu. Do akt sprawy powinien zostać dołączony oryginał pełnomocnictwa albo jego kopia poświadczona za zgodność przez notariusza. Dopuszczalne jest również uwiarygodnienie kopii pełnomocnictwa przez sam organ, przed którym toczy się postępowanie. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Mogą zatem uwierzytelnić również kopię wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego, z którego wynika, że osoba, która udzieliła im pełnomocnictwa, jest uprawniona do reprezentowania osoby prawnej. W razie wątpliwości organ administracji publicznej może zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.
Szczególne regulacje określające kategorie spraw, w jakich stronę może zastępować pełnomocnik mogą wynikać z ustaw odrębnych. Ustawa o doradztwie podatkowym stanowi, że doradca podatkowy w postępowaniu przed organami administracji publicznej w sprawach obowiązków podatkowych może być pełnomocnikiem podatnika, płatnika, inkasenta, a także ich następców prawnych oraz osób trzecich odpowiedzialnych za zaległości podatkowe. Podobnie rzecznik patentowy może być pełnomocnikiem strony tylko w określonych kategoriach postępowań i przed organami wskazanymi w ustawie o rzecznikach patentowych.
W przypadku ustanowienia pełnomocnika powinien on być zawiadamiany o wszelkich czynnościach i wzywany do udziału w nich tak samo jak strona. Pominięcie pełnomocnika ustanowionego w sprawie jest równoznaczne z pominięciem strony w postępowaniu. Uzasadnia to żądanie wznowienia postępowania na podstawie art. 145 § 1 pkt 4 kpa. Może zdarzyć się, że czynności w toku postępowania podejmowane są przez pełnomocnika, który nie wykazał swojego umocowania. W takim wypadku organ prowadzący postępowanie powinien z urzędu wezwać do przedłożenia pełnomocnictwa we wskazanym terminie, z pouczeniem, że po jego bezskutecznym upływie złożone podanie zostanie pozostawione bez rozpoznania, a w przypadku innej czynności - nie będzie ona prawnie skuteczna.
Wg kpa pełnomocnikiem strony być wyłącznie osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie można zatem udzielić pełnomocnictwa osobie prawnej czy jednostce organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną. Zdolność do czynności prawnych ocenia się wg reguł prawa cywilnego. Wymóg posiadania pełnej zdolności oznacza, że pełnomocnikiem może być osoba pełnoletnia, która nie została ubezwłasnowolniona. Pełnomocnictwo może być udzielone w zasadzie dowolnej osobie, która spełnia te warunki. Może to być krewny, powinowaty, ale również sąsiad.
Ograniczenia w zakresie swobody co do osoby pełnomocnika wynikają z ustaw szczególnych. Przykładowo w sprawach dotyczących ochrony własności przemysłowej wymaga się by strona w tym postępowaniu była zastępowana przez rzecznika patentowego. Jedynie w przypadku osoby fizycznej jej pełnomocnikiem może być również współuprawniony, a także rodzice, małżonek, rodzeństwo lub zstępni strony oraz osoby pozostające z nią w stosunku przysposobienia.
Z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym powinno być udzielone konkretnej osobie w sposób wyraźny. Nie można domniemywać jego udzielenia. Udzielenie pełnomocnictwa adwokatowi czy radcy prawnemu nie powoduje _ automatycznego _ upoważnienia do działania innych prawników z tej samej kancelarii.
Przepisy kpa nie regulują kwestii udzielenia dalszego pełnomocnictwa przez pełnomocnika. Przyjmuje się zatem, że jest to dopuszczalne jedynie jeśli możliwość taka wynika wprost z treści samego pełnomocnictwa albo ze szczególnego przepisu ustawy. Ustawą, która przewiduje taką możliwość jest np. ustawa o radcach prawnych.
O zakresie pełnomocnictwa rozstrzyga jego treść. W braku szczególnych postanowień upoważnia ono do udziału w całym postępowaniu administracyjnym w sprawie, w tym również dokonywania takich czynności procesowych jak złożenie wniosku o wznowienie postępowania, stwierdzenie nieważności decyzji, zmianę lub uchylenie decyzji ostatecznej, jak również udział w czynnościach procesowych wywołanych tymi wnioskami. Z jego treści może wynikać, że pełnomocnik został ustanowiony tylko dla potrzeb dokonania jednej lub kilku czynności. Udzielenie pełnomocnictwa w postępowaniu administracyjnym, jeśli nie wynika to wyraźnie z jego treści, nie obejmuje swoim zakresem reprezentowania strony w postępowaniu sądowo-administracyjnym. Udzielone pełnomocnictwo może być w każdej chwili odwołane.
Szczególnym rodzajem pełnomocnictwa jest tzw. pełnomocnictwo domniemane dotyczące spraw mniejszej wagi, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony. W takim wypadku organ nie może żądać okazania dokumentu pełnomocnictwa. Tego rodzaju pełnomocnictwo dotyczy tylko stron będącymi osobami fizycznymi. Ograniczone jest do _ spraw mniejszej wagi _, przy czym ocena, czy sprawa ma taki charakter pozostawiona została uznaniu organu, podobnie jak kwestia braku wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia.
Autor jest aplikantem radcowski w Kancelarii BSO Prawo & Podatki we Wrocławiu