Notowania

archiwa
22.03.2013 06:30

Dokumentacja kadrowa. Ile maksymalnie kosztuje odpis dokumentów?

Maksymalne stawki za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji nieistniejącego już pracodawcy są określone w ministerialnym rozporządzeniu.

Podziel się
Dodaj komentarz

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentację płacową i osobową pracowników pracodawca obowiązany jest przechowywać przez okres 50 lat. Istnieje jednak możliwość powierzenia niniejszego obowiązku wyspecjalizowanym firmom prowadzącym świadczącym usługi przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników.

W przypadku likwidacji przedsiębiorstwa (zakładu pracy) na zasadach określonych w wyżej wymienionej ustawie, dokumentacja pracownicza zostaje przekazana konkretnemu przechowawcy. Wykonywanie działalności polegającej na przechowywaniu dokumentacji stanowi działalność gospodarczą regulowaną tzn. oprócz spełnienia szczególnych warunków określonych w ustawie, wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania przedmiotowej działalności. Marszałek województwa jest również organem kontrolnym takiego przedsiębiorcy.

W przypadku, gdy zwracamy się do przedsiębiorstwa przechowującego dane osobowe i płacowe o sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji z uwagi na fakt, że pracodawca już nie istnieje lub też powierzył wyspecjalizowanemu podmiotowi przechowanie wspomnianych dokumentów, wówczas powinniśmy liczyć się z pewnymi kosztami. Koszty te nie są jednak dowolne, ale również regulowane, gdyż maksymalne stawki za niniejsze czynności zostały jednoznacznie określone w _ Rozporządzeniu Ministra Kultury w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania _.

I tak jeżeli mówimy o zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, w zależności od tego czy dany dokument stanowi odpis, czy też tylko kopię, opłaty kształtują się w następujący sposób:

  • za sporządzenie kopii, innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia - 4 zł;
  • za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę - 8 zł;

Co prawda przedsiębiorca może w regulaminie świadczenia usług określić inne stawki za wydanie przedmiotowych dokumentów, jednakże musi pamiętać, że przywołane rozporządzenie wskazuje stawki maksymalne, a zatem nie można żądać wyższej opłaty ponad tą, jaką wskazuje rozporządzenie.

Co zrobić, jeśli jednak otrzymaliśmy pismo wzywające do zapłaty niezasadnie wysokiej opłaty za wydanie dokumentów osobowo-płacowych? Wówczas, w pierwszej kolejności należy zwrócić się do firmy, które żąda przedmiotowej opłaty o podanie zasady ustalenia takiej opłaty. Wskazane jest także powołanie się na przepis w sprawie obowiązujących przepisów i stawek.

Jednocześnie możliwe jest złożenie do marszałka województwa, jako organu nadzorującego tę działalność, wniosku o przeprowadzenie kontroli w danym przedsiębiorstwie z uwagi na stosowanie niezgodnych z prawem stawek opłat za wydanie dokumentów.

Czytaj więcej w Money.pl
Urodziło ci się dziecko? Masz prawo do... Urlop ojcowski udzielany jest na pisemny wniosek pracownika-ojca, składany najpóźniej na siedem dni przed jego rozpoczęciem.
Pracodawca może ci to potrącić z pensji Pracodawca może potrącić z pensji pracownika bez jego zgody m.in. sumy na zaspokojenie alimentów, gdy są egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych.
Firma może śledzić co robią podwładni? Pracodawcy kontrolując pracowników przy użyciu monitoringu muszą pamiętać o ochronie dóbr osobistych oraz o przestrzeganiu prawa do prywatności.

Autorka jest radcą prawnym w Celichowski Spółka Partnerska Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

Tagi: archiwa, wiadmomości, porady, gospodarka, porady prawne, prawo administracyjne, prawo, wiadmości, okiem eksperta
Źródło:
Kancelaria CSP
komentarze
+1
+1
ważne
smutne
ciekawe
irytujące
Napisz komentarz