Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy (k.p.) pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
Podstawowym aktem regulującym zagadnienia związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28.05.1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) (_ Rozporządzenie _).
Najnowsza nowelizacja Rozporządzenia, która weszła w życie z dniem 05.08.2009 r., zmieniła treść m.in. § 6 ust. 2 pkt. 2 lit.c Rozporządzenia, zgodnie z którym to przepisem po nowelizacji, akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 k.p..
Wspomniany przepis Rozporządzenia (§ 6.2. pkt 2c) po nowelizacji zawiera odwołanie do art. 1891 k.p., który określa uprawnienia rodziców lub opiekunów dziecka wynikające ze sprawowania opieki nad dzieckiem (jeżeli oboje są pracownikami, przysługujące każdemu z rodziców lub opiekunów dziecka zgodnie z zasadą równości kobiet i mężczyzn w zatrudnieniu), co dotyczy następujących uprawnień:
- a) niezatrudniania przez pracodawcę pracownika, który opiekuje się dzieckiem w wieku do lat 4, bez jego zgody w wymiarze przekraczającym 8 godzin na dobę przy stosowaniu systemów: równoważnego czasu pracy, pracy w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia pracy i pracy weekendowej z jednoczesnym zapewnieniem pracownikowi prawa do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany wskutek ograniczenia dobowej normy wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 k.p.),
- b) niezatrudniania przez pracodawcę pracownika, który opiekuje się dzieckiem w wieku do lat 4, bez jego zgody w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, oraz delegowania poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 k.p.),
- c) prawa pracownika do korzystania z dodatkowego urlopu macierzyńskiego (art. 1821 § 1 k.p.), d) prawa pracownika do urlopu wychowawczego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem, z zastrzeżeniem, że przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy mogą korzystać z takiego urlopu jednocześnie oboje rodzice lub opiekunowie (art. 186 § 1 i 2 k.p., art. 1861 - 1865 k.p.),
- e) prawa pracownika do żądania obniżenia jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego (art. 1867),
- f) prawa pracownika do zwolnienia od pracy na 2 dni w ciągu roku kalendarzowego z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (art. 188 k.p.). Ponadto art. 1891 k.p. zawiera odwołanie do art. 1868 k.p., który statuuje szczególną ochronę trwałości stosunku pracy pracownika, który zamiast korzystania z urlopu wychowawczego korzysta tylko z obniżenia wymiaru czasu pracy.
*Przepis art. 1891 k.p. nie reguluje kwestii, w jaki sposób pracodawca ma sprawdzać, czy z uprawnień korzysta tylko jedno z rodziców (opiekunów) pozostających w zatrudnieniu. *Sierpniowa nowelizacja Rozporządzenia harmonizuje przepisy wykonawcze regulujące prowadzenie przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników, z odpowiednimi przepisami rangi ustawowej (kodeksowej), określającymi zakres przedmiotowy oświadczeń i wniosków składanych przez pracowników, w związku z przyznanymi im uprawnieniami wynikającymi ze sprawowania opieki nad dzieckiem. Aktualnie możliwość sprawdzenia powyższego wynika pośrednio z § 6 ust. 2 pkt. 2 lit. c Rozporządzenia.
Dłuższe macierzyńskie i ostrzejsze BHP
Mianowicie, rodzice lub opiekunowie dziecka powinni uzgodnić, które z nich będzie korzystać z jakich uprawnień, i złożyć w tej sprawie swoim pracodawcom stosowne oświadczenia. Z**asady składania przez rodziców i opiekunów dziecka oświadczeń dotyczących tego, które z rodziców lub opiekunów **będzie korzystać z urlopu wychowawczego zostały określone w rozporządzeniu Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 16.12.2003 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania urlopu wychowawczego (Dz.U. Nr 230, poz. 2291).
Nie ma natomiast powszechnie obowiązującej regulacji dotyczącej składania pracodawcom przez rodziców lub opiekunów dziecka oświadczeń dotyczących tego, które z nich będzie korzystać z innych uprawnień wymienionych w art.1891 k.p. i powyżej. Pracodawcy mogą więc sami określić zasady składania tych oświadczeń.
Oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o których mowa powyżej, zawierające stanowisko w przedmiocie zamiaru lub braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 k.p. w tym art. 1861 - 1865 k.p. oraz art. 1868 k.p. (innych niż wola skorzystania z urlopu wychowawczego), pracodawca ma obowiązek włączyć do akt osobowych pracownika (zgodnie z § 6 ust. 2 pkt. 2c, 2h i 2ha znowelizowanego Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r.).
ZOBACZ TAKŻE:
Autor jest adwokatem z kancelarii Mamiński & Wspólnicy sp.k.