Wielkie zmiany w urzędach. Wystarczy podpis prezydenta

Łatwiej skorzystasz z darmowego podpisu elektronicznego, a urzędy będą miały obowiązek posługiwania się e-skrzynkami. To niektóre z nowości, jakie wprowadzi nowela ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Dokument czeka już tylko na podpis Bronisława Komorowskiego.

Przyjęta 10 stycznia ustawa jest kolejnym etapem budowania e-administracji, która ma efektywne świadczyć usług obywatelom i przedsiębiorcom. Nowela ma ułatwić obywatelom korzystanie z profilu zaufanego, czyli darmowego podpisu elektronicznego do kontaktu z administracją - tłumaczy resort administracji i cyfryzacji, który jest autorem nowelizacji.

- _ Taki profil zakłada się na platformie ePUAP, która staje się obecnie centrum e-usług publicznych. Jednak aby można się było profilem posługiwać, trzeba go najpierw potwierdzić, co oznacza jedną wizytę w urzędzie. Dla wielu osób jest to sporym utrudnieniem. Dzięki projektowanej ustawie sieć takich miejsc, gdzie można potwierdzić profil zaufany, zostanie rozszerzona m. in. o operatora pocztowego (teraz to Poczta Polska), banki czy instytucje kredytowe - _ czytamy w komunikacie ministerstwa.

Resort zaznacza, że rozwój e-usług zależy od tego, jak wiele z nich pojawi się na ePUAP. Ustawa poszerzy grono instytucji, które będą mogły kontaktować się z obywatelami za pośrednictwem e-PUAP: im więcej będzie takich usług, tym bardziej potrzebny będzie profil zaufany.

Na stronie resortu przypomniano, że już dziś w wielu miejscach można drogą elektroniczną - oprócz składania pism ogólnych - np. dopisać się do spisu wyborców, złożyć skargę lub wniosek, złożyć deklarację śmieciową, wniosek o rejestrację pojazdu sprowadzonego z zagranicy, poprosić o odpis akt stanu cywilnego czy zmienić adres do korespondencji lub zamieszkania.

- _ Ustawa ułatwi też korespondencję elektroniczną, nakładając na urzędy obowiązek posługiwania się e-skrzynkami podawczymi w jednolitym standardzie - _zaznacza resort administracji i cyfryzacji. - _ Dziś skrzynki bywają różne, nie ma gwarancji, że przyjmą każde pismo podpisane cyfrowo _- podkreśla.

Co takie zmiany oznaczają dla obywatela? Przede wszystkim prostszy kontakt z urzędami. Skrzynki w każdym z nich mają działać na podobnej zasadzie i przyjmować każde podpisane cyfrowo pismo.

Kolejnym krokiem ma być porządkowanie wzorów dokumentów: urzędy będą musiały zgłaszać wzory dokumentów elektronicznych do centralnego repozytorium wraz z opisami usług do ministra do spraw informatyzacji możliwych do zrealizowania przy wykorzystaniu tych wzorów oraz udostępniać formularze elektroniczne. Formularze niespełniające wyznaczonych standardów będą mogły być usuwane z ePUAP-u, by nie myliły obywateli.

- _ Jeżeli jakąś sprawę da się załatwić elektronicznie, podmioty publiczne będą musiały przygotować odpowiednie elektroniczne wzory pism i formularze _ - zaznacza ministerstwo w komunikacie.

Ustawa zrównuje drogę elektroniczną z papierową w korespondencji z urzędem. Jeśli obywatel zainicjuje korespondencję elektronicznie, urząd będzie musiał korespondować z nim przez internet.

- _ Trzeba pamiętać, że chodzi tu o korespondencję podpisaną profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, a nie po prostu maile _- zaznacza resort.

Dlaczego zwykły mail nie zastąpi korespondencji podpisanej profilem? M.in. z powodu istotnych dla pewności w obiegu prawnym przepisów dotyczących skutecznego doręczenia korespondencji, czyli momentu, w którym można uznać, że pismo zostało doręczone.

W przypadku korespondencji papierowej przepisy określają, że korespondencję można uznać za doręczoną po dwóch awizach i po upływie 14 dni (nazywa się to _ fikcją doręczeń _). Ustawa wprowadza analogiczny przepis w sprawie korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną.

Planowane przez ustawę o informatyzacji zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego ułatwią czynności w postępowaniu administracyjnym. Dopuszczona zostanie forma dokumentu elektronicznego przy:

• udzielaniu pełnomocnictwa procesowego,
• składaniu zeznań lub wyjaśnień,
• elementach wezwania organu obejmujących komunikację elektroniczną,
• sporządzeniu przez urzędnika adnotacji;
• wezwaniu na rozprawę.

W postępowaniu administracyjnym dopuszczone zostaną elektroniczne kopie dokumentów papierowych (skany), po uwierzytelnieniu np. kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym – o ile obywatel nie może uzyskać zaświadczenia w formie dokumentu elektronicznego. To nie wszystko – wprowadzona zostanie możliwość elektronicznego wglądu w akta sprawy.

W postępowaniu sądowoadministracyjnym wprowadzona będzie możliwość wnoszenia przez stronę/uczestnika postępowania do sądu administracyjnego pism w formie dokumentu elektronicznego i doręczania dokumentów przez sąd administracyjny stronom drogą elektroniczną oraz możliwość wglądu w akta sprawy prowadzone w postaci elektronicznej (alternatywa dla dotychczasowego sposobu zapoznania się z treścią pism w sprawie, tj. osobistego stawiennictwa w siedzibie sądu)

Ponadto projekt przewiduje uruchomienie portalu podatkowego służącego do:

• upowszechniania informacji podatkowych (np. zmian w przepisach, obowiązujących wykładni i innych ogólnych informacji oraz informacji przygotowanych dla konkretnego podatnika)
• kontaktowania się organów podatkowych z m. in. podatnikami, płatnikami. Ma to ułatwić wnoszenie podań, składanie deklaracji, doręczanie pism organów podatkowych drogą elektroniczną, wydawanie zaświadczeń.

Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne trafi teraz do podpisu prezydenta. Wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw (za wyjątkiem poszczególnych przepisów).