Korzystanie przez pracownika ze służbowej poczty dla celów prywatnych, nawet jeśli zabronione w regulaminie, nie stanowi podstawy dla dyscyplinarnego zwolnienia. W godzinach pracy pracownik powinien wprawdzie skupić się na wykonywaniu obowiązków, ale nic nie upoważnia pracodawcy do czytania prywatnych maili. Nawet jeśli powstały na służbowym komputerze. A prowadzenie prywatnych rozmów? Czy można ich zabronić? Odpowiadamy.
Na początku września Europejski Trybunał Praw Człowieka wydał wyrok, w którym orzekł, że pracodawca nie miał prawa zwolnic dyscyplinarnie pracownika tylko dlatego, że wykorzystywał firmową pocztę do celów prywatnych.
Przy zwolnieniu szef wręczył mu, jako dowód niewłaściwe wykonywanie obowiązków, wydruk korespondencji, w której omawiał z narzeczoną łączące ich relacje intymne. To naruszenie jego prywatności i temu Trybunał się sprzeciwił. Nie wykluczył jednak samej możliwości kontrolowania poczty służbowej pracownika. Wymaga to jednak wyraźnego uregulowania w prawie wewnątrzzakładowym.
Trzeba uszanować prywatne wiadomości
Trybunał przyznał rację skarżącemu się na naruszenie prawa do prywatności obywatelowi Rumunii. W chwili podjęcia pracy został wprawdzie poinformowany o zakazie wykorzystywania służbowego konta do celów prywatnych, ale nie wiedział, że pracodawca zastrzega sobie prawo do czytania niezwiązanych z pracą treści.
Aby uniknąć nieporozumień, pracodawca powinien uprzedzić pracowników o obowiązujących w firmie zasadach korzystania ze służbowej poczty mailowej. Może zdecydować o całkowitym zakazie korzystania z poczty służbowej dla celów prywatnych. Może również zastrzec sobie prawo kontroli skrzynki mailowej i przeglądania służbowej korespondencji.
Jednak nawet taki zapis w regulaminie nie uprawnia go do czytania prywatnych maili. Zasadę taką możemy wyprowadzić z art. 11(1) Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawców do poszanowania godności i dóbr osobistych pracowników – a tajemnica korespondencji jest takim dobrem. Jeśli pracodawca przegląda zawartość skrzynki mailowej i zorientuje się, że ma ona charakter prywatny, nie powinien dalej jej przeglądać.
Rozmowa czy cisza? Pytanie złożone
Korzystanie przez pracowników dla celów prywatnych ze sprzętów przeznaczonych do wykonywania pracy czy prowadzenie rozmów w godzinach pracy jest powodem częstych spięć na linii pracodawca-pracownik. Zapytaliśmy mecenasa Sławomira Parucha z Kancelarii Raczkowski Paruch, specjalizującego się w prawie pracy, czy zwierzchnik może zabronić pracownikom wykonywania prywatnych rozmów telefonicznych w godzinach pracy.
W ocenie mecenasa, co do zasady tak – może zabronić, przy czym taki zakaz powinien być uzasadniony interesem pracodawcy. Dlatego należy wziąć pod uwagę szerszy kontekst, a w szczególności stanowisko pracownika, charakter obowiązków i okoliczności, w jakich świadczy pracę. Od tych okoliczności będzie zależało również to, czy i jakie konsekwencje można wyciągnąć wobec pracownika naruszającego zakaz.
- Jeśli pracownik wykonuje obowiązki, które wymagają jego pełnej uwagi (np. przy taśmie montażowej), to prawodawca może zabronić mu korzystania z telefonu. Podobnie w przypadku pracowników obsługujących klientów, którzy są "twarzą" firmy. Przykładowo, jeśli ekspedientka prowadzi prywatną rozmowę telefoniczną, a w międzyczasie przed ladą zdążyła się ustawić kolejka, to jej zachowanie zdecydowanie zagraża interesowi pracodawcy – tłumaczy prawnik. - Negatywnie rzutuje na to, jak odbierają go klienci. W takich przypadkach, jeżeli pracownik złamie zakaz prowadzenia rozmów telefonicznych, jego zachowanie może kwalifikować się nawet na rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym!
- Co innego, gdy rozmowę prowadzi pracownik działu księgowości. Bo czy to, że na kilka minut odstąpi od pracy, negatywnie odbija się na jakości jego pracy? - pyta mecenas. - Jeżeli w konkretnej sytuacji pracodawca będzie w stanie wykazać, że tak (bo np. pracownik rozmawiał przez telefon i nie wykonał na czas powierzonego mu zadania), to może wyciągnąć konsekwencje. W przypadku takich pracowników nie zawsze jednak tak będzie.
Paruch dodaje, że przed podjęciem decyzji o ukaraniu pracownika za używanie telefonu w czasie pracy, pracodawca powinien wziąć pod uwagę również powód, dla którego podwładny rozmawiał przez telefon (mogła to być szczególna sytuacja rodzinna, która wymagała szybkiej interwencji), częstotliwość korzystania przez niego z telefonu (czym innym jest wykonanie w ciągu dnia dwóch szybkich telefonów do dzieci, a czym innym prowadzenie wielominutowych konwersacji).
Pracodawca może w regulaminie pracy określić zasady wykonywania prywatnych telefonów w godzinach pracy. Nie musi jednak tego robić, bo choć nie wprost, to jednak jest to uregulowane w Kodeksie pracy. W art. 100 kodeksu pracy jest mowa o tym, że "pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie" oraz "przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy". Czas spędzony w pracy, za który pracownik dostaje wynagrodzenie, powinien być poświęcony na wykonywanie obowiązków, a nie na cele prywatne.
Za naruszenie obowiązków pracowniczych pracodawca może nałożyć na pracownika karę porządkową - upomnienie, naganę lub karę pieniężną, a nawet rozwiązać umowę o pracę. W sytuacjach ciężkiego naruszenia obowiązków możliwe jest zwolnienie dyscyplinarne. Jako przykład takiego ciężkiego naruszenia obowiązków mecenas podaje ochroniarza, który zamiast kontrolować, co dzieje się w strzeżonym przez niego obiekcie, ogląda zdjęcia na portalu społecznościowym.
Pracownik nie musi być do dyspozycji pracodawcy po wyjściu z biura
Telefon służbowy pracownicy coraz częściej dostają niemal w pakiecie z umową o pracę i z reguły czują się zobligowani, by odbierać go każdorazowo, gdy dzwoni szef lub nawet kolega z działu, by skonsultować problem. Telefon zaczyna działać niczym smycz, więc zasadne jest pytanie, czy pracodawca może oczekiwać od pracownika wykonywania obowiązków służbowych po godzinach pracy?
- Pracownik ma być osiągalny pod telefonem, jeśli ma wyznaczony dyżur. Jeśli zakończył pracę na dany dzień, to odebranie przez niego telefonu jest z jego strony gestem uprzejmości – wyjaśnia mecenas Paruch.
Brak odpowiedzi na maila czy nieodebranie telefonu nie mogą skutkować wyciągnięciem konsekwencji, choć mecenas dodaje, że mówi o tym, co wynika z przepisów, bo rzeczywistość wygląda inaczej i znaczna większość pracowników zdecyduje się odebrać telefon, choćby dzwonił w niedzielny poranek.
Prawo do odłączenia się
To smutna prawda. Z danych organizacji OECD wynika, że w 2015 r. statystyczny Polak przepracował 1963 godziny. To najwięcej od 6 lat – w 2013 r. liczba przepracowanych godzin wyniosła, dla porównania, 1918. Mniej od nas pracowali w tym czasie Czesi (1779 godzin), Słowacy (1754), Holendrzy (1419), Norwedzy (1424) czy Francuzi (1482).
Zobacz też: Dni wolne od pracy. Polska a Europa
Francuzi korzystają zresztą z regulacji, która zabrania ich szefom dzwonienia i pisania SMS-ów po godzinach pracy (w warunkach francuskich – po 18).
Tymczasem u nas nietrudno znaleźć skargi na wydzwaniających w weekendy pracodawcach – takich jak ta (pisownia oryginalna - red.): "Pracuję do 16-tej, mój kierownik ma zadaniowy czas pracy i często wydzwania, by o coś spytać, kiedy ja już wyjdę. Byłam tez na 2 dniowym szkoleniu w innym mieście i również dzwonił w czasie szkolenia albo pisał smsy, żebym sama do niego zadzwoniła, jak będę miała przerwę. Raczej zgodne z kodeksem pracy to nie jest ale co byście zrobili tak normalnie, po ludzku? Poprosilibyście o nienękanie na telefon prywatny czy odpuścilibyście?" – czytamy na jednym z kobiecych forów.
Blokowanie stron na komputerach służbowych nie narusza praw pracowników
W niektórych firmach pracodawcy blokują dostęp do wybranych stron, np. plotkarskich, streamingujących muzykę lub, co zdarza się najczęściej, do sieci społecznościowych. Skoro wspomniana już wcześniej zasada mówi, że w godzinach pracy pracownik ma się skupić na obowiązkach służbowych, uniemożliwienie mu korzystania z Facebooka nie brzmi jak naruszenie jego praw.
Czasem jednak pracownicy skarżą się, że w wyniku blokowania nie mogą skorzystać z portali społecznościowych także w przerwie, czyli w czasie, który mają do swojej dyspozycji. Uniemożliwienie im zalogowania się powoduje, że nie są w stanie umówić się ze znajomymi czy przeczytać prywatnych wiadomości.
- Pracodawcy nie muszą udostępniać pracownikom dostępu do sieci społecznościowych czy w ogóle jakichkolwiek stron. Mogą wręcz umożliwić wyłącznie korzystanie z intranetu, czyli sieci wewnętrznej. Pracodawca nie może zabronić korzystania z sieci społecznościowych czy jakichkolwiek innych serwisów w trakcie przerwy na własnym sprzęcie, ale nie musi ich udostępniać na sprzęcie służbowym - rozwiewa wątpliwości mecenas Paruch.
Blokowanie stron nie budzi jego wątpliwości. Jako analogię przywołuje brygadzistę, który kiedyś kontrolował pracowników zakładu. - Dziś tę funkcję pełnią kamery i właśnie blokada stron internetowych, której zadaniem jest odwodzenie pracowników od pokusy robienia w pracy czegoś innego, niż obowiązki służbowe - wyjaśnia prawnik.