*Obowiązujące przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają jednoznacznej definicji kosztów uzyskania przychodu. *
Obie ustawy posługują się jedynie ogólnym sformułowaniem, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w przepisach szczególnych.
W trakcie stosowania tych przepisów zgodnie ustalono, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których bezpośrednim celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.
Aby poniesiony wydatek uznać można było za koszt uzyskania przychodu, musi istnieć pomiędzy jego poniesieniem a przychodem związek przyczynowo-skutkowy. Wydatek musi też zostać poniesiony oraz odpowiednio udokumentowany.
W odniesienia do kosztów procesu ponoszonych przez podatnika, windykacji i sporów prowadzonych z kontrahentami, powołane ustawy nie zawierają szczegółowych uregulowań, dlatego też ponosząc tego typu wydatki podatnik dokonuje ich indywidualnej oceny pod względem ich związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Organy podatkowe, opierając się na piśmie Ministra Finansów z dnia 23.10.1995 r. nr PO 3/722-459/95, nie uznawały dotychczas za koszty uzyskania przychodów kosztów procesu - wpisów, opłat kancelaryjnych, kosztów zastępstwa procesowego. Stanowisko Ministra Finansów nie może jednak zostać zaakceptowane w świetle obowiązującej definicji kosztów przedstawionej powyżej, jak również nie znajduje poparcia w literaturze przedmiotu jak i w orzecznictwie.
Sądy administracyjne uznały, wbrew stanowisku organów podatkowych, że ponoszone przez dochodzącego swoich praw poszkodowanego koszty procesu, takie jak wpis, opłata kancelaryjna czy koszty reprezentacji, jak również inne związane z jego prowadzeniem tj. koszty biegłych czy obsługi prawnej, mają na celu ochronę interesów prawnych podatnika i zmierzają do uzyskania należnego - według jego oceny - zadośćuczynienia.
Wobec tego są to niewątpliwie koszty związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, będące konsekwencją jego funkcjonowania jako podmiotu gospodarczego, które pozostają w związku z jego przychodami.
Należy zatem stwierdzić, że ponoszone przez podatnika wydatki dotyczące kosztów procesu mogą stanowić koszty uzyskania, w sytuacji, gdy są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą a wdanie się w spór jest usprawiedliwione i uzasadnione okolicznościami sprawy.
Nie będą jednak kosztami uzyskania przychodów te wydatki na procesy, które należy uznać za zbędne z punktu widzenia działalności gospodarczej, za nieracjonalne i nieuzasadnione. Organy podatkowe mogą zakwestionować na przykład uznanie za koszty uzyskania przychodów wpisu od apelacji, która było wniesiona wyłącznie dla przedłużenia postępowania, bez realnych szans na powodzenie. Oczywiście stwierdzenie takie zawsze będzie pewnym rodzajem uznania administracyjnego, ale w razie wątpliwości to podatnik powinien wykazać istnienie między wydatkiem a przychodami związku.
Dodatkowo warto zauważyć, że ustawodawca precyzyjnie wskazał, że kosztami uzyskania przychodów nie są koszty egzekucyjne związanych z niewykonaniem zobowiązań, które zostały osobno potraktowane wobec kosztów związanych z procesem.
Autor jest prawnikiem z Kancelarii BSO Prawo & Podatki Bramorski Szermach Okorowska we Wrocławiu