Polacy coraz częściej mają co czynienia z dokumentami pochodzącymi z zagranicy, którymi muszą się posłużyć w Polsce. Mogą to być dokumenty różnorakie: pełnomocnictwa, zaświadczenia, odpisy z różnych rejestrów, umowy itp. Powstaje w związku z tym niebagatelny problem, związany w ich dopuszczeniem do obrotu na rynku polskim.
Pierwszym, bardzo trudnym zagadnieniem jest, jeżeli mamy do czynienia z dokumentem, który powinien mieć formę notarialną. W krajach, które mają notariat taki, jak w Polsce, problem jest stosunkowo mniejszy: można w nich sporządzić akt notarialny i jest in dopuszczony do obrotu w Polsce. Gorzej, jeżeli mamy do czynienia z krajami takimi, jak Szwecja lub USA, gdzie nie ma notariuszy w naszym rozumieniu. W takim wypadku w Polsce dopuszczony do obrotu powinien być dokument z podpisem notarialnie poświadczonym, jako że jest to najwyższa forma, w jakiej taki dokument może być sporządzony.
Warto jednakże zwrócić uwagę i na to, że bardzo często przez formę notarialną za granicą rozumie się dokument z podpisem notarialnie poświadczonym. Jeżeli więc potrzebujemy aktu notarialnego, należy to wyraźnie zaznaczyć.
Kolejnym problemem, z jakim się spotykamy, jest sama treść notarialnego dokumentu, która musi odpowiadać wymogom prawa polskiego. W wielu krajach instytucje prawne nie do końca odpowiadają instytucjom prawa polskiego, a ponadto obowiązuje w nich inna tradycja pisania dokumentów. I tak na przykład w pełnomocnictwie do założenia spółki z o.o. musimy zawrzeć klauzulę, że pełnomocnik jest uprawniony do objęcia udziałów w nowoutworzonej spółce w posiadanie. Instytucja objęcia udziałów w posiadanie w takim rozumieniu, jak to występuje w Polsce, nie występuje w wielu innych krajach, więc prosząc o przygotowanie dokumentów trzeba przewidzieć i taki punkt. Najlepiej jest zredagować z udziałem polskiego prawnika dokumenty w taki sposób, żeby w pełni odpowiadały polskim wymogom.
Sporządzając dokumenty dotyczące nieruchomości, np. pełnomocnictwo do ich nabycia lub zbycia, należy dopilnować, by opis pełnomocnictwa i warunków umownych był odpowiedni, nie budził wątpliwości co do tego, jakiej nieruchomości dotyczy pełnomocnictwo, oraz na jakich warunkach umowa musi być zawarta. Chodzi zwłaszcza o dokładne opisanie w dokumencie pełnomocnictwa ceny, terminów zapłaty, oraz wszelkich dodatkowych warunków.
Jeżeli stroną umowy ma być spółka lub inna osoba prawna, warto dopilnować, by zostały przygotowane wszelkie dokumenty wewnętrzne, jak zgody organów spółki, na zbycie lub nabycie nieruchomości. Warto pamiętać, że brak takiej zgody może być równoznaczny z nieważnością czynności, o ile prawo danego kraju wymaga zgody organu osoby prawnej do danej czynności.
Odrębnym rodzajem dokumentów są odpisy rejestrów handlowych i innych, dokumentujących istnienie osób prawnych. W wielu krajach w rejestrach tych nie ma wzmianki o sposobie reprezentacji, a nazwy organów lub osób zarządzających spółkami lub innymi osobami prawnymi są różne. Statuty osób prawnych, lub też ustawy regulujące ich funkcjonowanie decydują o tym, kto jest uprawniony do reprezentowania tej osoby. Należy upewnić się, kto zgodnie z prawem regulującym funkcjonowanie danego podmiotu może go reprezentować, aczkolwiek najlepiej - dla uniknięcia wszelkich wątpliwości - żeby to był prezes, dyrektor generalny lub inna podobna osoba.
Dokumenty zagraniczne wymagają różnego rodzaju legalizacji. W krajach, będących stronami konwencji haskiej o apostille (od pewnego czasu Polska jest stroną tej konwencji) dokument musi być zaopatrzony w apostille, będącą pieczęcią potwierdzającą podpisy złożone na dokumencie. Konwencja określa, kto w danym kraju udziela apostille. Warto podkreślić, że zgodnie z konwencją nie wolno żądać innego poświadczenia, niż apostille i że dokument z apostille powinien być w państwach-stronach konwencji dopuszczony do obrotu bez żadnych dalszych wymagań.
Jeżeli mamy do czynienia z krajem, który nie jest stroną konwencji o apostille, wówczas legalizacji dokonuje polski konsul nadając klauzulę o zgodności niniejszego dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia. Należy w takim razie ustalić z konsulem, w jaki sposób dokument musi być przygotowany i legalizowany w kraju pochodzenia, by konsul mógł dokonać jego legalizacji.
I ostatnia uwaga - oczywiście wszelkie dokumenty zagraniczne muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego polskiego. Obecnie tłumacze to osoby o bardzo dobrej znajomości języków, znakomicie przygotowani do swoich zadań. Zdarzają się jednak i tacy, którzy nie znając specyfiki języka prawniczego tłumaczą niezbyt dokładnie i powodują problemy z użyciem dokumentów. Warto więc pracować z tłumaczami zaufanymi, co do których mamy pewność, że nie popełnią błędów.
| Czytaj więcej w Money.pl | |
|---|---|
| Spółka cicha daje anonimowość inwestycji Możliwość stworzenia spółki cichej wywodzi się z jednej z najważniejszych zasad prawa cywilnego, opisanej w art. 3531 Kodeksu cywilnego - zasady swobody umów. | |
| Kiedy konieczna jest uchwała wspólników? Przed dokonaniem czynności prawnej należy się upewnić, czy nie jest wymagane uzyskanie uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia. | |
| Dziedziczenie udziałów w spółce z o.o. Wyłączenie dziedziczenia udziałów w spółce z o.o. powoduje obowiązek wypłacenia do masy spadkowej wynagrodzenia za umorzone udziały. |
Autor jest adwokatem w Celichowscy Służewska-Woźnicka Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych