Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych oraz ustawy o rachunkowości w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, w spółkach prawa handlowego powinny zostać zatwierdzone sprawozdania finansowe za rok ubiegły.
Umowa spółki może przewidywać obowiązek zatwierdzenia sprawozdania finansowego w krótszym czasie np. 3-4 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Zatwierdzenia sprawozdania dokonuje zgromadzenie wspólników bądź akcjonariuszy - w spółkach kapitałowych, zaś wspólnicy w osobowych.
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego oraz przedstawienia go do zatwierdzenia właściwym organom spółki ciąży na kierowniku jednostki organizacyjnej - w przypadku spółek kapitałowych będzie to zarząd spółki, w przypadku spółek osobowych - co do zasady jej wspólnicy. Sprawozdanie powinno być sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
Zasadniczo sprawozdanie finansowe spółki powinno składać się z bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. Sprawozdania finansowe jednostek, które podlegają corocznemu badaniu przez biegłego rewidenta, obejmują także zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.
Pamiętać należy, że do rocznego sprawozdania finansowego spółki dołącza się sprawozdanie z działalności spółki. Sprawozdanie to powinno obejmować istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych przez spółkę efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń dla działalności spółki. Jeżeli jest to istotne dla oceny sytuacji spółki -sprawozdanie powinno zawierać również wskaźniki finansowe i niefinansowe, czy informacje dotyczące zatrudnienia.
_ Zasadniczo sprawozdanie finansowe spółki powinno składać się z bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia. _Istotne dla ważności uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe oraz uchwały o podziale zysku czy pokryciu straty jest wcześniejsze poddanie sprawozdania finansowego badaniu biegłego rewidenta - w sytuacjach gdy takie badanie jest obowiązkowe. Podjęcie takich uchwał dokonane bez uzyskania wcześniej opinii biegłego rewidenta o sprawozdaniu finansowym, jest nieważne z mocy prawa.
Badaniu przez biegłego rewidenta i ogłaszaniu podlegają roczne sprawozdania finansowe m.in. banków, zakładów ubezpieczeń, funduszy emerytalnych oraz pozostałych jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000 euro,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000 euro.
Celem badania sprawozdania finansowego jest wyrażenie przez biegłego rewidenta pisemnej opinii oraz raportu o tym, czy sprawozdanie finansowe jest prawidłowe oraz rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową, jak też wynik finansowy badanej jednostki.
Sprawozdanie finansowe wraz z opinią biegłego rewidenta oraz uchwałami o zatwierdzeniu sprawozdania i rozdysponowaniu zyskiem czy pokryciu straty podlega ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski B".
Autorka jest radcą prawnym i wspólnik BSO Prawo & Podatki - Bramorski Szermach Okorowska Kancelaria Prawna sp.k.