Fakturowanie elektroniczne odbiurokratyzuje administrację w UE?

Bez większego echa przeszło wprowadzenie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/EU z 16 kwietnia 2014 roku w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz. U.UE L z 6 maja 2014 r.). Wydaje się, że z punktu widzenia zwykłego Kowalskiego niewiele się zmieni, ale czy powyższa teza na pewno jest uprawniona?

Kształt zaproponowanych zmian należy ocenić pozytywnie, szczególnie iż w dobie kryzysu rozbuchana administracja europejska trzeszczy w szwach. Zmiana doprowadzi do odbiurokratyzowania administracji publicznej UE, a w ślad za tym przyczyni się w znacznym stopniu do redukcji kosztów, poza tym ograniczy zużycie papieru, przynosząc wymierne korzyści w dziedzinie ochrony środowiska. A to wszystko w myśl zasady myśl globalnie, działaj lokalnie.

Wytyczne w sprawie kompleksowego systemu e-zamówień umiejscawiają projekt Dyrektywy w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych w szerszym kontekście oraz nakreślają wizję Komisji Europejskiej dotyczącą cyfryzacji procedur zamówień publicznych. Dodatkowo w Dyrektywie przedstawiono aktualny stan zaawansowania przy wdrażaniu e-zamówień i e-fakturowania we Wspólnocie oraz określono obszary, w których należy podjąć działania mające na celu przejście na kompleksowy system e-zamówień:

• doprowadzenie do sytuacji, w której fakturowanie elektroniczne w dziedzinie zamówień publicznych stanie się regułą, a nie wyjątkiem;
• dokonanie postępów w pracach nad opracowywaniem jednolitych norm;
• opracowanie krajowych strategii dotyczących kompleksowego systemu e-zamówień;
• wymianę sprawdzonych rozwiązań pomiędzy krajami EU.

Pracom Komisji przyświecał zamysł stworzenia instrumentu mającego na celu wyeliminowanie niepewności prawnej, nadmiernej złożoności, a także dodatkowych kosztów operacyjnych, jakie ponoszą podmioty gospodarcze, stosując odrębne reżimy panujące w poszczególnych państwach członkowskich. Nowa dyrektywa przyczyni się również do zwiększenia stosowania e-fakturowania w Europie, które utrzymuje się na bardzo niskim poziomie i stanowi jedynie 4-15 proc. ogółu wystawianych faktur.

Powyższe działania wpisują się w ramy strategii _ Europa 2020 _, w której ukazuje się administrację elektroniczną oraz jednolity rynek cyfrowy jako zasadnicze elementy nowoczesnej i konkurencyjnej gospodarki UE. W tym kontekście Komisja podjęła szeroko zakrojone działania mające na celu cyfryzację zamówień publicznych w UE. Wszystko wskazuje, iż polityka Unii Europejskiej zmierza we właściwym kierunku. Poczynione oszczędności powinny w wymierny sposób przyczyni się do poprawienia kondycji budżetów danych instytucji i zmniejszenia deficytu danego państwa.

Michel Barnier, komisarz ds. rynku wewnętrznego i usług, stwierdził: _ Zapewnienie, aby organy administracji publicznej w UE były nowoczesne i wydajne jest jednym z priorytetów Komisji Europejskiej. Przejście na system e-zamówień, a w szczególności na fakturowanie elektroniczne, może przynieść znaczne oszczędności oraz ułatwić funkcjonowanie zarówno rządom, jak i tysiącom przedsiębiorstw działających na rynku wewnętrznym. Przejście z dokumentów papierowych na w pełni zautomatyzowane fakturowanie może obniżyć koszty wystawienia faktury z 30-50 euro do 1 euro. Jest to dobry sposób na uzyskanie tak potrzebnych w obecnej sytuacji gospodarczej oszczędności. Z uwagi na to, że sektor publiczny jest największym płatnikiem w UE, powinien odgrywać wiodącą rolę w promowaniu fakturowania elektronicznego _.

Dla lepszego zobrazowania rozmiarów wprowadzonych zmian, warto posłużyć się liczbami. Biorąc pod uwagę fakt, że zamówienia objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych stanowią około 3,7 proc. PKB UE, realizacja inicjatywy mającej na celu usuniecie barier w dostępie do rynku w zakresie e-fakturowania w zamówieniach publicznych sprawi, że sektor publiczny może odczuć wymierne korzyści zarówno w dziedzinie gospodarki, jak i środowiska. Komisja szacuje, iż przyjęcie fakturowania elektronicznego w dziedzinie zamówień publicznych w całej UE może przynieść oszczędności w wysokości nawet 2,3 mld euro.

Rekapitulując, jedynym aspektem, nad którym można ubolewać jest przewidziany w Dyrektywie ostateczny termin na implementowanie przedmiotowego prawa do krajowych systemów prawnych. Jest on dość odległy. Jak czytamy w artykule 11 ust. 1 przedmiotowej Dyrektywy: _ Państwa członkowskie przyjmują, publikują i stosują przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne niezbędne do wykonania niniejszej dyrektywy nie później niż dnia 27 listopada 2018 r. niezwłocznie przekazując Komisji teksty tych przepisów. _

Z jednej strony doniosłość i złożoność przyjętej regulacji uzasadnia tak odległy termin, natomiast z drugiej strony perspektywy uzyskania znacznych oszczędności powinny być dostatecznym czynnikiem mobilizującym dla poszczególnych państw EU, aby jak najszybszej implementować przedstawione rozwiązania.

Autor jest radcą prawnym w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy