Telefon udostępniony pracownikowi powinien być użytkowany wyłącznie do celów służbowych. W przeciwnym razie, np. w przypadku przyznania pracownikowi limitu kwotowego rozmów prywatnych, czy też nieograniczonej możliwości korzystania z telefonu w sprawach osobistych powstaną skutki podatkowe.
Jeśli pracownik nie zostanie zobowiązany do zwrotu kosztów swoich prywatnych rozmów, należy uznać, że powstał po jego stronie dodatkowy przychód z tytułu stosunku pracy. Wiązałoby się to z koniecznością odprowadzenia podatku dochodowego oraz składek ZUS.
Pracownik powinien dbać o to, aby w godzinach pracy był osiągalny pod numerem służbowej komórki, gdyż pracodawca udostępniając narzędzia pracy może oczekiwać ich optymalnego wykorzystania. Po skończonej pracy pracownik ma prawo wyłączenia służbowej komórki, chyba, że pracodawca zobowiązał go do pozostawania w gotowości do świadczenia pracy w formie dyżuru telefonicznego. Jeśli taki dyżur wykonywany jest w domu, a pracownik w trakcie jego trwania nie zostanie zobligowany do świadczenia pracy, czas ten nie wlicza się do czasu pracy a pracownikowi nie przysługuje za ten czas ani wynagrodzenie, ani czas wolny.
Zobowiązując podwładnego do pełnienia dyżuru telefonicznego, przełożony musi wziąć pod uwagę gwarantowane ustawowo okresy wypoczynku. Pracownikom przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin a w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku.
Pracownik, przebywając na urlopie, nie ma obowiązku być dostępnym pod służbowym numerem telefonu komórkowego. W trakcie urlopu pracownik nie pozostaje do dyspozycji pracodawcy, zatem nie może zostać zobowiązany do używania telefonu, będącego narzędziem jego pracy.
Pracodawca może skutecznie egzekwować od pracownika obowiązek do pozostawania osiągalnym pod służbowym numerem w godzinach pracy. Aby oczekiwać od pracownika dyżurowanie pod służbową komórką po godzinach, niezbędne jest polecenie pracodawcy określające czas dyżuru. Polecenia pełnienia dyżuru telefonicznego nie można wydać osobom objętym zakazem pracy w godzinach nadliczbowych (np. kobiet w ciąży), jeśli ich pozostawanie w gotowości mogłoby prowadzić do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.
Pracodawca nie może nadużywać swojego uprawnienia do zlecania pełnienia dyżuru telefonicznego. Polecenie pozostawania w gotowości pod telefonem powinno być faktyczną, wynikającą z obiektywnych przesłanek, potrzebą pracodawcy.
Autor jest aplikantem radcowskim z Kancelarii Prawnej BSO Prawo & Podatki