Jakie są różnice pomiędzy pełnomocnictwem a prokurą?

Pełnomocnictwo i prokura jako pewne odmiany przedstawicielstwa mają na celu przede wszystkim ułatwienie obrotu gospodarczego.

Dzięki zastosowaniu tych konstrukcji prawnych przedsiębiorca może posłużyć się zastępcą, którego oświadczenia w imieniu i na rzecz mocodawcy, doprowadzą do skutków prawnych bezpośrednio w jego sferze prawnej. **

Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa udzielonego przez przedsiębiorcę podlegającemu obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, która umożliwia reprezentowanie firmy (przedsiębiorcy) w większości sytuacji związanych z jej prowadzeniem. Obejmuje ona umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Tym samym zakres umocowania w porównaniu z klasycznym pełnomocnictwem jest bardzo szeroki, co niewątpliwie stanowi o atrakcyjności prokury. Z kompetencji prokurenta wyłączone są natomiast określone w art. 109(3) KC czynności, do których wymagane jest pełnomocnictwo do poszczególnych czynności, tj. zbycie przedsiębiorstwa, dokonanie czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania, oraz zbywanie i obciążanie nieruchomości.

Zakres umocowania pełnomocnika zależy natomiast od umocowania (rodzaju pełnomocnictwa) i dotyczy podejmowania czynności zwykłego zarządu (np. do stałego pobierania czynszu, drobnych bieżących napraw), do określonych czynności (np. sprzedaż przedmiotów należących do przedsiębiorstwa) albo czynności jednostkowych (np. sprzedaż oznaczonej nieruchomości). Do podejmowania czynności procesowych niezbędne jest udzielenie pełnomocnictwa procesowego.

Prokura powinna być pod rygorem nieważności udzielona na piśmie. Ta forma jest też wystarczająca do dokonywania czynności prawnych, dla których potrzebna jest inna szczególna forma pełnomocnictwa (np. przeniesienie prawa własności nieruchomości może odbyć się bez wymaganej formy notarialnej). Prokura może być tez udzielona przez oświadczenie woli złożone w drodze elektronicznej, które zostanie opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, ponieważ ta forma jest równoważna formie pisemnej.

Forma ustanowienia pełnomocnictwa zależy od jego rodzaju. Do udzielenia pełnomocnictwa ogólnego niezbędne jest zachowanie formy pisemnej pod rygorem nieważności, natomiast jeśli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie (np. umowy dotyczące nieruchomości wymagają formy aktu notarialnego i w takiej formie należy udzielać też pełnomocnictwa do ich zawarcia). Dopuszczalne jest też udzielenie pełnomocnictwa ustnego.

• Wspólnicy spółki jawnej. Zmiana w składzie

W przypadku prokury należy jednak pamiętać, że każdorazowy fakt jej udzielenia i wygaśnięcia przedsiębiorca powinien zgłosić do rejestru przedsiębiorców.

Należy również zaznaczyć, że w spółkach osobowych (jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna) udzielenie prokury następuje za aprobatą wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki (art. 41 § 1 KSH), a w spółkach kapitałowych udzielenie prokury wymaga zgody wszystkich członków zarządu (art. 208 § 6 i art. 371 § 4 KSH).

Prokurentem może być tylko osoba fizyczna, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych. Natomiast pełnomocnikiem może być osoba, która posiada zdolność do czynności prawnych (ograniczona zdolność do czynności prawnych jest wystarczająca) albo osoba prawna.

Prokura może być udzielona kilku osobom łącznie (tzw. prokura łączna) lub oddzielnie. W przypadku udzielenia prokury łącznej, w której wymagane jest współdziałanie wszystkich prokurentów lub tylko niektórych (na podstawie reguł ustalonych przez przedsiębiorcę), ważne jest jej niebudzące wątpliwości sformułowanie w rejestrze przedsiębiorców, by nie wprowadzało to w błąd osób trzecich. W obrocie prawnym wyróżnia się również tzw. prokurę oddziałową. Stanowi ona wyjątek od zasady, że prokury nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich (art. 109(1) § 2 KC) i umożliwia ograniczenie czynności objętych prokurą tylko do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa.

W przypadku prokury udzielonej oddzielnie każdy prokurent może działać samodzielnie.
Przy składaniu oświadczeń woli w imieniu reprezentowanego przedsiębiorstwa, prokurent jest zobowiązany do składania własnoręcznego podpisu zgodnie ze znajdującym się w aktach rejestrowych wzorem podpisu, wraz z dopiskiem wskazującym na prokurę, chyba że z treści dokumentu wynika, że działa jako prokurent.

Pełnomocnictwo może być udzielone jednej osobie lub kilku osobom. Jeśli mocodawca ustanowił kilku pełnomocników to mogą oni działać samodzielnie lub łącznie według reguł ustalonych przez mocodawcę (np. wszyscy pełnomocnicy łącznie bądź ich określona liczba).

Do najważniejszych przyczyn wygaśnięcia pełnomocnictwa zaliczamy:
- odwołanie pełnomocnictwa przez mocodawcę, które jako jednostronna czynność prawna, nie wymaga zgody pełnomocnika. Może to nastąpić w każdym czasie i nastąpić bez jakiegokolwiek uzasadnienia. Mocodawcy przysługuje również prawo zrzeczenia się uprawnienia do odwołania pełnomocnictwa, jednakże tylko z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa (np. umowa o pracę, umowa menedżerska).

- zrzeczenie się pełnomocnictwa przez pełnomocnika - jest jednostronną czynnością prawną pełnomocnika, która nie wymaga zgody mocodawcy.

- śmierć pełnomocnika lub mocodawcy - sytuacja taka prawie zawsze powoduje wygaśnięcie stosunku prawnego, jednakże mocodawca może w treści pełnomocnictwa zastrzec, że umocowanie takie nie wygaśnie. Podstawa takiego zapisu jest skuteczna, gdy wprowadzono je z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Przy skuteczności wspomnianego zapisu w treści pełnomocnictwa w razie śmierci pełnomocnika lub mocodawcy w ich miejsce wstępują ich spadkobiercy. Przyczyną wygaśnięcia pełnomocnictwa jest też, analogicznie do śmierci osoby fizycznej, utrata osobowości prawnej przez pełnomocnika np. w przypadku likwidacji osoby prawnej.

Należy zaznaczyć, iż w przypadku otwarcia likwidacji osoby prawnej (np. sp. z o.o.) nie wygasają udzielone przez spółkę pełnomocnictwa (spółka po tym czasie może udzielać nowych pełnomocnictw, ponieważ w czasie likwidacji następuje zachowanie osobowości prawnej). Inaczej sytuacja wygląda w przypadku prokury. Zgodnie bowiem z art. 79 KSH otwarcie likwidacji powoduje automatyczne wygaśnięcie prokury. W okresie likwidacji nie może być też ustanowiona nowa.

- przyczyny wskazane w treści samego pełnomocnictwa, np. upływ czasu na jakie pełnomocnictwo zostało zawarte, ziszczenie się warunku rozwiązującego (np. wygaśnięcie umowy o pracę z którą wiązało się udzielone pełnomocnictwo).
* Zwrot dokumentu pełnomocnictwa*

Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Były pełnomocnik może żądać jednak poświadczonego odpisu tego dokumentu, na którym powinna znaleźć się adnotacja, że pełnomocnictwo zostało odwołane. Bardzo często w praktyce obrotu gospodarczego w treści pełnomocnictwa umieszcza się klauzulę o zrzeczeniu się przez mocodawcę uprawnienia do żądania zwrotu dokumentu pełnomocnictwa, co przyczynia się do zmniejszenia obowiązków pełnomocnika.

Prokura może być w każdym czasie i bez podania uzasadnienia odwołana. W przeciwieństwie do pełnomocnictwa nie istnieje możliwość dokonania zastrzeżenia, że nie można odwołać prokurenta, gdy mocodawca zrzekł się tego uprawnienia z przyczyn uzasadnionych treścią stosunku podstawowego.

Takie zastrzeżenie byłoby nieważne. W spółkach kapitałowych każdy członek zarządu może samodzielnie odwołać prokurę. Poza tym wygasa ona wraz z wystąpieniem zdarzeń związanych z ustaniem dotychczasowej działalności przedsiębiorcy. Zdarzenia te zostały enumeratywnie wymienione w art. 109(7) § 2 KC, tj.: wykreślenie przedsiębiorcy z rejestru, ogłoszenie upadłości mocodawcy, otwarcie likwidacji przedsiębiorcy, przekształcenie przedsiębiorcy (zwłaszcza spółek handlowych). Poza tymi przypadkami prokura zawsze wygasa wraz ze śmiercią prokurenta i nie jest możliwe jakiekolwiek odmienne zastrzeżenie w tym zakresie.

W przypadku prokury, ani śmierć przedsiębiorcy, ani utrata przez niego zdolności do czynności prawnych nie powoduje wygaśnięcia prokury. Taka konstrukcja prawna ma na celu niedopuszczenie w dalszym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Pełnomocnik może ustanowić dla reprezentowanego przez siebie mocodawcy innych pełnomocników (substytutów), gdy umocowanie takie wynika z treści pełnomocnictwa, ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa. Natomiast prokura nie może być przeniesiona na inną osobę. Prokurent może ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności lub pewnego rodzaju czynności, tym samym wykluczone jest udzielenie przez prokurenta pełnomocnictwa ogólnego. Udzielając takiego pełnomocnictwa powinien być zawsze związany zakresem własnego umocowania.

Prawo cywilne przewiduje również instytucję tzw. pełnomocnika rzekomego (falsus procurator), czyli osobę która dokonuje czynności prawnych w cudzym imieniu, nie mając w ogóle umocowania, albo przekraczając jego granice. Dokonywane przez taką osobę czynności prawne nie pociągają za sobą skutków bezpośrednio dla reprezentowanego. Jednak dla dobra obrotu gospodarczego (ochrony dobrej wiary osób, usunięcia stanu niepewności) istnieje kilka wyjątków od tej ogólnej zasady.

Umowa zawarta przez pełnomocnika rzekomego może być ważna po potwierdzeniu jej przez osobę, w której imieniu została zawarta, czyli przez mocodawcę. Do tego czasu umowa obarczona jest tzw. sankcją bezskuteczności zawieszonej. Ważną z praktycznego punktu widzenia jest forma dokonania potwierdzenia (odmowy potwierdzenia) takiej umowy. Generalnie decyzja mocodawcy, co do umowy zawartej przez pełnomocnika bez umocowania lub z przekroczeniem jego granic, może zostać wyrażona w dowolnej formie. Wyjątkiem jest tutaj art. 63 § 2 KC, zgodnie z którym jeżeli do ważności czynności prawnej wymagana jest forma szczególna (np. w formie aktu notarialnego), oświadczenie obejmujące zgodę osoby trzeciej powinno być złożone w tej samej formie. Należy zwrócić uwagę, że przepis ten odnosi się wyłącznie do potwierdzenia czynności pranej rzekomego pełnomocnika, tym samym już odmowa potwierdzenia takiej czynności może zostać wyrażona przez mocodawcę w dowolnej formie.

• Prokurent w spółkach prawa handlowego

Ważnym odnotowania jest też fakt, że w przypadku potwierdzenia czynności przez mocodawcę zostanie usunięty stan niepewności co do ważności/nieważności czynności prawnej i to ze skutkiem ex tunc, czyli wstecz od czasu jej zawarcia.

W braku potwierdzenia ten, kto zawarł umowę w cudzym imieniu, obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona (kontrahent rzekomego pełnomocnika) poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu. Powyższe roszczenia nie będą mogły być egzekwowane w przypadku, gdy umowa zawarta przez pełnomocnika była nieważna, np. z powodu niezachowania formy.

Inaczej sytuacja wygląda przy jednostronnych czynnościach prawnych dokonanych przez rzekomego pełnomocnika. Takie czynności są od razu nieważne, chyba że ten, komu zostało złożone oświadczenie woli w cudzym imieniu (kontrahent rzekomego pełnomocnika), zgodził się na działanie bez umocowania. W przypadku takim czynność prawna może zostać potwierdzona przez mocodawcę na zasadach powyższych.

Prawo cywilne przychodzi również z pomocą interesom osób dokonywujących w dobrej wierze czynności prawnych z rzekomym pełnomocnikiem. Jeżeli pełnomocnik po wygaśnięciu umocowania dokona w imieniu mocodawcy czynności prawnej w granicach pierwotnego umocowania (a więc de facto działając już bez umocowania, ale na przykład nie wiedząc o tym), czynność prawna jest ważna, chyba że druga strona o wygaśnięciu umocowania wiedziała lub z łatwością mogła się dowiedzieć.

Tym samym ryzyko działania rzekomego pełnomocnika zostało przerzucone na reprezentowanego (mocodawcę), który nie został pozbawiony instrumentów ochronnych w stosunku do swojego _ byłego pełnomocnika _, gdyż przysługuje mu wspomniane powyżej - roszczenie o zwrot dokumentu pełnomocnictwa po wygaśnięciu umocowania. Poza tym przysługuje mu też w stosunku do rzekomego pełnomocnika roszczenie odszkodowawcze na zasadach ogólnych.

Autor jest specjalistą z zakresu prawa handlowego i arbitrażu