Jak udostępniać dane osobowe bez naruszania przepisów

Na początku marca uchylony został przepis regulujący zasady udostępniania danych osobowych przez administratorów. Weszła bowiem w życie kolejna nowelizacja przepisów ustawy o ochronie danych osobowych (zwanej dalej: Ustawą; Dz. U. z 2002 r., nr 101, poz. 926 - tekst jednolity). Wspomniana nowela, dokonana ustawą z 29 października 2010 r. o zmianie ustawy o ochronie danych osobowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2010 r., nr 229, poz. 1497), uchyliła przepis art. 29 Ustawy, który do tej pory określał zasady udostępniania danych osobowych.

Mimo, że Ustawa nie zawiera definicji udostępniania danych osobowych, jest ono jedną z operacji wykonywanych na danych osobowych w ramach ich przetwarzania (art. 7 pkt 2 Ustawy). Konfrontując udostępnianie z powierzeniem przetwarzania danych osobowych (art. 31 Ustawy) - można przyjąć, że osoba trzecia otrzymując dane osobowe od administratora tych danych w drodze ich udostępnienia, sama staje się ich administratorem.

Nie oznacza to jednak, że dotychczasowy administrator przestaje nim być i traci swoje uprawnienia. W rezultacie udostępnienia dochodzi bowiem do nabycia uprawnień administratora danych (decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych - art. 7 pkt 4 Ustawy) przez kolejny podmiot.

W świetle przepisów, które weszły w życie, nasuwa się pytanie: w jaki sposób można dane osobowe udostępnić i kiedy ich przetwarzanie nie będzie naruszać przepisów Ustawy?

Do tej pory ustawodawca przewidywał udostępnienie danych osobowych osobom lub podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. Policji lub Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego). Dane mogły zostać udostępnione również innym osobom i podmiotom, ale musiały one w sposób wiarygodny uzasadnić potrzebę ich posiadania. Udostępnienie danych nie mogło jednak naruszać praw i wolności osoby, której dane dotyczyły.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/169/t77993.jpg ) ] (http://prawo.money.pl/aktualnosci/wiadomosci/artykul/co;grozi;za;podanie;falszywych;danych;osobowych,176,0,789424.html) Co grozi za podanie fałszywych danych osobowych
Dotychczasowe przepisy wyraźnie wskazywały ponadto, że udostępnione dane osobowe można wykorzystać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego je udostępniono, a samo udostępnienie następowało (co do zasady) na pisemny i umotywowany wniosek.

W wyniku wejścia w życie nowych przepisów powstała luka prawna w zakresie zasad udostępniania danych osobowych, w tym określenia podstawy udostępnienia danych. Określenie zasad udostępnienia na gruncie zmienionych przepisów jest o tyle ważne, że nowelizacja utrzymała w mocy art. 51 Ustawy, który wprowadza sankcję karną za udostępnienie danych osobom nieupoważnionym przez podmiot administrujący zbiorem danych lub podmiot zobowiązany do ochrony danych osobowych (a zatem także przez administratora danych osobowych).

Biorąc pod uwagę powyższy stan rzeczy nie ulega wątpliwości, że na potrzeby oceny, czy udostępnienie oraz przetwarzanie udostępnionych danych osobowych jest dopuszczalne, w stanie prawnym po nowelizacji zastosowanie znajdzie przepis art. 23 Ustawy. Podmiot, któremu administrator udostępnił dane osobowe, będzie mógł je zatem przetwarzać miedzy innymi: na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą - dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów przez siebie realizowanych (np. marketing bezpośredni własnych produktów lub usług), czy w celu realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą.

Wskutek uchylenia regulacji ustawowej określającej podstawę udostępnienia danych osobowych (pisemny wniosek), niejasne jest, jakie czynności powinien podjąć podmiot, który zamierza udostępnić dane. Wobec braku wymagań przewidzianych w Ustawie, zasadnym wydaje się postawienie tezy, iż może to nastąpić przede wszystkim na podstawie umowy.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/118/t98166.jpg ) ] (http://msp.money.pl/wiadomosci/kadry/artykul/jakich;danych;osobowych;moze;zazadac;szef,110,0,672878.html) Jakich danych osobowych może zażądać szef?
Sporządzając taką umowę należy jednak ocenić, czy udostępnienie danych jest dopuszczalne (w oparciu o art. 23 Ustawy). Mimo braku wymagań konstrukcyjnych, umowa o udostępnienie danych powinna z pewnością zawierać określenie danych, które podlegają udostępnieniu (np. poprzez wskazanie zbioru, w którym są zgromadzone). Mając na uwadze dotychczasową treść art. 29, wspomniana umowa powinna wskazywać też przeznaczenie (cel), dla którego udostępnienie następuje. Nic również nie stoi na przeszkodzie, aby w umowie określony został również sposób udostępnienia (przekazania) danych pomiędzy stronami umowy. Analizując podstawę udostępnienia, nie sposób odmówić dopuszczalności udostępnienia danych osobowych także na wniosek, skoro dotychczas podstawie było to możliwe.

Od 7 marca br. podstawą do żądania udostępnienia danych osobowych składanego przez podmiot inny niż uprawniony do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, będzie art. 23 ust. 1 pkt 5 Ustawy. Oznacza to, że udostępnienie danych na żądanie takiego podmiotu będzie mogło dojść do skutku, gdy będzie to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez podmiot udostępniający dane lub podmiot, któremu dane są przekazywane.

[ ( http://static1.money.pl/i/h/112/t34416.jpg ) ] (http://prawo.money.pl/aktualnosci/wiadomosci/artykul/beda;wyzsze;kary;za;utrudnianie;kontroli;danych;osobowych,173,0,641965.html) Będą wyższe kary za utrudnianie kontroli danych osobowych
Ważne jest jednak (pomimo uchylenia art. 29 Ustawy), aby czynności składające się na udostępnienie danych nie naruszały praw i wolności osób, których udostępniane dane dotyczą. Dlatego też, niezależnie od zastosowanej podstawy udostępnienia, zasadnym byłoby potwierdzenie faktu i warunków udostępnienia danych na piśmie. Pozwoli to bowiem łatwo zweryfikować i wykazać prawidłowość udostępnienia danych, w tym jego dopuszczalność oraz określić, czy wskutek udostępnienia doszło do naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Należy także wskazać, że mimo uchylenia art. 29, dane osobowe będą podlegać w dalszym ciągu udostępnianiu osobom lub podmiotom upoważnionym do ich otrzymania na podstawie regulacji zawartych w przepisach szczególnych.

Udostępniając dane osobowe, warto pamiętać, że administrator (zarówno udostępniający dane, jak i ten, który dane otrzymuje) jest zobowiązany wypełniać liczne obowiązki opisane Ustawą i dotyczące ochrony przetwarzanych danych osobowych. Jednym z podstawowych obowiązków jest zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych, odpowiednią do zagrożeń (art. 36-39a Ustawy).

Z uwagi na ten wymóg, podmiot otrzymujący dane osobowe w drodze udostępnienia, powinien zastosować opisane środki jeszcze przed ich faktycznym otrzymaniem, tak by zapewnić im odpowiednią ochronę. Spełnienie tego wymogu przez nowego administratora (jak i innych obowiązków) powinno być również, w miarę możliwości, zweryfikowane przez dotychczasowego administratora jeszcze przed udostępnieniem.

Podsumowując można wskazać, że w związku z brakiem regulacji dotyczącej zasad udostępnienia danych osobowych, a nawet samej definicji ustawowej udostępniania, od chwili wejścia w życie nowych przepisów podjęcie działań związanych z udostępnieniem danych osobowych wymagać będzie szczególnej staranności. By przeprowadzić je bez naruszenia przepisów prawa, podmiot udostępniający dane osobowe zobowiązany będzie dokładnie przeanalizować przepisy Ustawy w zakresie udostępnienia. Wobec uchylenia art. 29 Ustawy nie będzie to łatwe zadanie. Ustalenie w jaki sposób dane mogą zostać udostępnione i jakie przesłanki winny być spełnione, aby udostępnienie było prawnie dopuszczalne, wymagać będzie bowiem głębszej interpretacji przepisów.

Autor jest aplikantem radcowskim w Kancelarii Prawniczej Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy sp.k.