Sprawozdanie finansowe za rok obrotowy. Co i kiedy należy złożyć?

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego spoczywa na spółkach, które są związane regulacjami ustawy o rachunkowości. Obowiązek ten nie będzie więc dotyczyć osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz spółdzielni socjalnych, jeżeli nie spełniają warunków określonych w art. 2 ust. 1 pkt 2 Ustawy o rachunkowości i nie prowadzą pełnej księgowości.

Art. 69 ust. 1 tejże ustawy wskazuje, jakie dokumenty kierownik jednostki powinien złożyć do właściwego sądu rejestrowego w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Kierownikiem jednostki jest w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zarząd spółki, w spółce jawnej i cywilnej wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w spółce partnerskiej wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd, a w spółce komandytowej i spółce komandytowo-akcyjnej komplementariusze prowadzący sprawy spółki. Właściwym sądem rejestrowym jest zaś sąd rejonowy, wydział gospodarczy prowadzący Krajowy Rejestr Sądowy, właściwy według siedziby podmiotu.

Oto lista dokumentów podlegających złożeniu do KRS:

Na mocy art. 45 ust. 1 Ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Dniem zamknięcia ksiąg rachunkowych jest ostatni dzień roku obrotowego (rokiem obrotowym jest z reguły rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych).

Zgodnie z art. 45 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat, informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia oraz opcjonalnie, w zależności od tego, czy jednostka ma obowiązek sporządzania, również zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych.

W celu złożenia sprawozdania finansowego do KRS należy wypełnić formularz KRS-Z30 oraz formularz KRS-ZN. Do formularza należy załączyć wymagane dokumenty oraz potwierdzenie wpłaty opłaty sądowej od wniosku o zmianę wpisu w wysokości 40 zł (art.63 Ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych) oraz od wniosku o ogłoszenie zmiany w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 250 zł (§ 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 15 kwietnia 1996 r. w sprawie organizacji, sposobu wydawania i rozpowszechniania oraz podstawy ustalania ceny numerów Monitora Sądowego i Gospodarczego i wysokości opłat za zamieszczenie w nim ogłoszenia lub obwieszczenia).
Zgodnie z § 2 ust. 1 powyższego rozporządzenia opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym uiszcza się z góry na rachunek bieżący sądu rejonowego przyjmującego wniosek.

Zgodnie z art. 52 Ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowego należy sporządzić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (dzień bilansowy jest to dla spółki ostatni dzień obrotowy).

Obowiązek ten dotyczy tylko spółek akcyjnych (z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji) oraz na mocy art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości spółek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Organem zatwierdzającym w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich oraz komandytowych są wspólnicy. W spółkach z o.o. czyni to zwyczajne zgromadzenie wspólników, zaś w komandytowo-akcyjnych i akcyjnych - walne zgromadzenia.

Obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności spółki spoczywa na mocy art. 49 ust. 1 Ustawy o rachunkowości na spółkach kapitałowych (spółce z o.o. albo spółce akcyjnej) oraz na spółkach komandytowo-akcyjnych. Sprawozdanie to powinno zawierać zgodnie z art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń, a w szczególności informacje o:

1) zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;

2) przewidywanym rozwoju jednostki;

3) ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;

4) aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;

5) nabyciu udziałów (akcji) własnych, a w szczególności celu ich nabycia, liczbie i wartości nominalnej, ze wskazaniem, jaką część kapitału zakładowego reprezentują, cenie nabycia oraz cenie sprzedaży tych udziałów (akcji) w przypadku ich zbycia;

6) posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach);

7) instrumentach finansowych w zakresie:

• ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,
• przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń;

8) stosowaniu zasad ładu korporacyjnego w przypadku jednostek, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na jednym z rynków regulowanych Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Należy pamiętać, że nawet w razie, gdy nie doszło do zatwierdzenia sprawozdania finansowego do 30 czerwca, to należy je złożyć w KRS. W takim przypadku, zgodnie z art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe powinno zostać złożone dwukrotnie, raz niezatwierdzone w ciągu 15 dni po upływie terminu do zatwierdzenia (czyli po 30 czerwca), a drugi raz 15 dni po jego faktycznym zatwierdzeniu wraz z wymienionymi powyżej dokumentami.

Na drugiej stronie o tym, jakie sankcje grożą za niezgłoszenie sprawozdania finansowego

Sankcje za niezgłoszenie sprawozdania finansowego

Trzeba pamiętać, że art. 79 ustawy o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność karną za niezgłoszenie sprawozdania finansowego do rejestru sądowego. Zgodnie z tym przepisem kto wbrew przepisom ustawy nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Oprócz kar przewidzianych w ustawie o rachunkowości, także sąd rejestrowy może zastosować swoiste środki przymusu względem spółki. Zgodnie z art. 24 ust. 1 Ustawy o krajowym rejestrze sądowym w razie stwierdzenia, że wniosek o wpis do Rejestru lub dokumenty, których złożenie jest obowiązkowe, nie zostały złożone mimo upływu terminu, sąd rejestrowy wezwie obowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny przewidzianej w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych. Zgodnie z art. 1052 K.p.c. w jednym postanowieniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 10 tys. złotych, chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne.

W sytuacji, gdy mimo zastosowanych grzywien osoba prawna nadal nie złoży sprawozdania, sąd rejestrowy może zgodnie z art. 26 Ustawy o krajowym rejestrze sądowym ustanowić dla niej kuratora na okres nieprzekraczający roku, z możliwością przedłużenia na okres 6 miesięcy. W razie natomiast, gdy mimo stosowania grzywny osobowa spółka handlowa wpisana do Rejestru nadal nie będzie wykonywać obowiązku złożenia sprawozdania finansowego, sąd rejestrowy może z urzędu, z ważnych powodów, orzec o rozwiązaniu spółki oraz ustanowić likwidatora.

Autorka jest prawnikiem z Kancelarii Radców Prawnych K&L Legal Granat i Wspólnicy Sp.k.