Księgi rachunkowe
Elementy ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:
1) dziennik;
2) księgę główną;
3) księgi pomocnicze;
4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.
Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie elektronicznej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.
Księgi rachunkowe powinny być:
1) trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;
3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.
Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Jednostki posiadające oddziały mogą prowadzić księgi rachunkowe w siedzibie jednostki albo oddziałów.
3. Księgi rachunkowe mogą być w przypadkach regulowanych w ustawie prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki albo oddziału oraz w razie powierzenia ich prowadzenia podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Jeśli siedziba jednostki albo oddziału nie prowadzi ksiąg rachunkowych, kierownik jednostki jest zobowiązany do:
1) powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki albo oddziału,
2) zapewnienie dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki albo oddziału.
Otwieranie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe otwiera się:
1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
2) na początek każdego następnego roku obrotowego,
3) na dzień zmiany formy prawnej,
4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Zamykanie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe zamyka się:
1) na dzień kończący rok obrotowy,
2) na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
4) w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, w szczególności na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, w szczególności na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości,
7) na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
W przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, połączenia jednostek można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
Elementy ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:
1) dziennik;
2) księgę główną;
3) księgi pomocnicze;
4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.
Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemu rachunkowości w formie elektronicznej jest posiadanie przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.
Księgi rachunkowe powinny być:
1) trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;
3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.
Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki. Jednostki posiadające oddziały mogą prowadzić księgi rachunkowe w siedzibie jednostki albo oddziałów.
3. Księgi rachunkowe mogą być w przypadkach regulowanych w ustawie prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki albo oddziału oraz w razie powierzenia ich prowadzenia podmiotowi prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Jeśli siedziba jednostki albo oddziału nie prowadzi ksiąg rachunkowych, kierownik jednostki jest zobowiązany do:
1) powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki albo oddziału,
2) zapewnienie dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki albo oddziału.
Otwieranie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe otwiera się:
1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
2) na początek każdego następnego roku obrotowego,
3) na dzień zmiany formy prawnej,
4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub wszczęcia postępowania upadłościowego w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Zamykanie ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe zamyka się:
1) na dzień kończący rok obrotowy,
2) na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
3) na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
4) w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, w szczególności na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
5) na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, w szczególności na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
6) na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub upadłości,
7) na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
W przypadku przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, połączenia jednostek można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
Powiązane hasła