Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Generalną regułę zgodnie z którą należy obliczać wynagrodzenie urlopowe wyznacza art. 172 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, ze zm.).
Taka kalkulacja wynagrodzenia jest łatwa do realizacji wówczas, gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej wysokości, niezależnej od wyników jego pracy. Otrzymuje on wówczas wynagrodzenie takie jak przed rozpoczęciem urlopu, a jeżeli w czasie urlopu następują podwyżki płac, to obejmuje to także pracownika przebywającego na urlopie. Jednakże rzadkością jest, aby wynagrodzenie pracownika składało się tylko z elementów stałych.
Najczęściej zdarza się, iż pracownik pobiera również zmienne składniki wynagrodzenia (np. dodatek za pracę w porze nocnej, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, wynagrodzenie prowizyjne itd.). W takim wypadku przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu zmienne składniki wynagrodzenia ustala się (w myśl zasady wyrażonej również w art. 172 Kp), obliczając średnią z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w razie ich znacznego wahania bierze się pod uwagę średnią z okresu przedłużonego do 12 miesięcy.
Szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia urlopowego zawierają §6-12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.). Zgodnie z § 6 wspomnianego rozporządzenia wynagrodzenie za czas urlopu ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy z wyłączeniem: a) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania lub za określone osiągnięcie; b) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju; c) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych; d) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy; ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy; e) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego; f) wynagrodzenia za czas niezdolności do
pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną; g) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej; h) odpraw emerytalnych i rentowych albo innych odpraw pieniężnych; i) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
W praktyce częste trudności stwarza właściwe zaklasyfikowanie poszczególnych składników wynagrodzenia do kategorii, którą uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego lub która ulega wyłączeniu. Wątpliwość dotyczyła m.in. tzw. premii uzyskowej, która zgodnie z ustaleniem stron może stanowić składnik wynagrodzenia za pracę. Sąd Najwyższy w orzeczeniu z dnia 22.09.2000 r., (I PKN 33/00, OSNAPiUS 2002, nr 8, poz. 182), przyjął, że premia, która jest wypłacana co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości, jest świadczeniem periodycznym i nie ma do niej zastosowania wyłączenie przewidziane w § 6 pkt 1 rozporządzenia z dnia 08.01.1997 r. Inna kwestia dotyczyła tzw. premii uznaniowej którą Sąd Najwyższy z kolei wyłączył ze składników wynagrodzenia urlopowego. Sąd Najwyższy równocześnie wyraził pogląd, że premia ta, jeżeli nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego (wyrok Sądu Najwyższego z dnia
20.07.2000 r., I PKN 17/00).
Idąc dalej, omawiane rozporządzenie określa również zasady ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego, które są zależne od rodzaju składników wynagrodzenia (czy są one określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, czy ich wysokość jest zmienna). Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, takie jak np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatki stażowe, dodatki funkcyjne, uwzględnia się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Natomiast składniki wynagrodzenia mające charakter zmienny i przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, takie jak np. premia miesięczna, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek zmianowy, dodatek za pracę w porze nocnej, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadku znacznego wahania ich wysokości w okresie 12 miesięcy kalendarzowych (§ 7 i 8 Rozporządzenia).
Wynagrodzenie urlopowe oblicza się dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu. W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, dla którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Co się tyczy natomiast składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, korzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego nie wpływa na ich wysokość; są one wypłacane w przyjętych terminach, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem
wykonywania pracy. Taka sama reguła dotyczy prawa do deputatu (§ 12 Rozporządzenia).
Marek Kijowski jest adwokatem z Kancelarii Mamiński & Wspólnicy sp. k.