Przedsiębiorcy często bagatelizują znaczenie sformułowania pełnomocnictwa w sposób zapewniający jego skuteczność. Rezultatem może być na przykład zakwestionowanie ważności umów zawartych przez nieprawidłowo umocowanego pełnomocnika i straty, za które przedsiębiorca będzie mógł winić tylko siebie. Warto zatem wiedzieć, jakich błędów należy unikać, a także jak bronić się przed zarzutami niewłaściwej reprezentacji.
Zarządy spółek kapitałowych często udzielają pełnomocnictw umocowujących do _ podejmowania wszelkich działań oraz składania i przyjmowania wszelkich oświadczeń woli związanych z zarządzaniem spółką oraz prowadzeniem jej działalności, w tym do zawierania umów i występowania przed wszystkimi organami administracyjnymi i instytucjami _.Tak sformułowane pełnomocnictwo jest nieważne, ponieważ narusza przepisy kodeksu cywilnego.
Najszerszym typem pełnomocnictwa dopuszczanym przez te przepisy jest pełnomocnictwo ogólne, w którym nie określa się dokładnie czynności, do dokonywania których umocowany jest pełnomocnik, co nie oznacza, że może on dokonywać wszelkich czynności.
Zgodnie bowiem z przepisem art. 98 kc _ pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu _, a więc do czynności zwykle podejmowanych w ramach prowadzenia danej działalności. Pojęcie _ czynności zwykłego zarządu _ nie jest ustawowo zdefiniowane, zatem ustalenie zakresu takich czynności odbywa się odrębnie dla każdego przedsiębiorcy. Warto zatem pamiętać, że pełnomocnictwo do _ dokonywania czynności w imieniu spółki _ będzie miało ograniczony zakres, a pełnomocnictwo do _ dokonywania wszelkich czynności w imieniu spółki _ może zostać uznane za nieważne.
Jeżeli przedsiębiorca podlegający obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców zamierza umocować pełnomocnika do podejmowania wszelkich czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa (tak jak w powyższym przykładzie), powinien udzielić prokury, która jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa.
| Najszerszym typem pełnomocnictwa dopuszczanym przez te przepisy jest pełnomocnictwo ogólne, w którym nie określa się dokładnie czynności, do dokonywania których umocowany jest pełnomocnik, co nie oznacza, że może on dokonywać wszelkich czynności. |
| --- |
Zarządy spółek kapitałowych lub wspólnicy reprezentujący spółki osobowe nie mogą zapomnieć, że uchwała o udzieleniu prokury powinna zostać podpisana przez wszystkich członków zarządu spółki kapitałowej lub wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki osobowej, inaczej udzielenie prokury będzie nieważne.
Przedsiębiorca, który obawia się udzielenia prokury, a jednocześnie zamierza posłużyć się pełnomocnikiem przy dokonywaniu czynności prawnych przekraczających zwykły zarząd (czynności o dużym znaczeniu dla przedsiębiorstwa lub czynności nietypowych), może udzielić tzw. pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.
Jest to najbezpieczniejsza forma pełnomocnictwa, pod warunkiem, że dostatecznie szczegółowo określa czynność prawną, której dokonać ma pełnomocnik.
Jeżeli natomiast zamiarem przedsiębiorcy jest, aby pełnomocnik mógł dokonywać wielu czynności prawnych przekraczających zwykły zarząd, ale nie ufa pełnomocnikowi na tyle, aby udzielić mu prokury, rozwiązaniem będzie tzw. pełnomocnictwo rodzajowe, które pozwala na dokonywanie nieokreślonej liczby czynności prawnych, których rodzaj musi być jednak wyraźnie wskazany w pełnomocnictwie (na przykład będzie to pełnomocnictwo do zawierania w imieniu spółki umów spedycji).
Zdarza się również, że z uwagi na przewidywaną dłuższą nieobecność jednego z członków zarządu, zarząd spółki udziela jednemu ze swoich członków pełnomocnictwa, ponieważ zgodnie z umową spółki do jej reprezentowania potrzebne jest działanie co najmniej dwóch członków zarządu.
Często takie pełnomocnictwo podpisuje sam pełnomocnik wraz z drugim członkiem zarządu. Udzielenie takiego pełnomocnictwa jest możliwe (patrz uchwała Sądu Najwyższego z dnia 23.06.2006 r. III CZP 68/06), jednak pod warunkiem, że nie będzie ono zbyt szerokie. W szczególności nie może ono być ani pełnomocnictwem ogólnym do tzw. czynności zwykłego zarządu, ani też tzw. pełnomocnictwem rodzajowym do dokonywania nieokreślonej liczby czynności danego rodzaju w sprawach przekraczających zwykły zarząd.
| pełnomocnictwo rodzajowe |
| --- |
| pozwala na dokonywanie nieokreślonej liczby czynności prawnych, których rodzaj musi być jednak wyraźnie wskazany w pełnomocnictwie (na przykład będzie to pełnomocnictwo do zawierania w imieniu spółki umów spedycji). |
Nie ma natomiast przeszkód, aby pełnomocnictwo udzielone członkowi zarządu dawało mu prawo do zawarcia w imieniu spółki kilku ściśle określonych w pełnomocnictwie umów, choćby zawarcie ich przekraczało zakres tzw. zwykłego zarządu.
Bezpieczniej będzie określić w pełnomocnictwie wszystkie elementy przedmiotowo istotne czynności, jakiej dokonać ma pełnomocnik, oraz nie używać w nim typowego dla treści pełnomocnictw zwrotu, iż czynność prawna będzie mogła być dokonana _ na warunkach i wedle uznania pełnomocnika _.
Jeżeli przedsiębiorca popełni jeden z błędów opisanych powyżej, a jego kontrahent będzie chciał taki błąd wykorzystać, np. poprzez uchylenie się od wykonania umowy zawartej z niewłaściwie umocowanym pełnomocnikiem przedsiębiorcy, przedsiębiorca może powołać się na treść przepisu art. 103 kc.
Zgodnie z tym przepisem umowa zawarta przez niewłaściwie umocowanego pełnomocnika nie jest nieważna, a jedynie bezskuteczna wobec przedsiębiorcy do czasu potwierdzenia jej przez przedsiębiorcę wobec drugiej strony umowy. Jeżeli zatem przedsiębiorcy zależy na wykonaniu umowy zawartej przez nieprawidłowo umocowanego pełnomocnika, może złożyć oświadczenie o potwierdzeniu zawarcia umowy, w wyniku czego umowa automatycznie stanie się wiążąca dla obu stron.
Jeżeli natomiast przedsiębiorca nie chce być związany umową zawartą samowolnie przez pełnomocnika, powinien złożyć oświadczenie, że nie potwierdza umowy, w rezultacie czego druga strona umowy nie będzie mogła dochodzić od przedsiębiorcy jej wykonania.
Przepisy Kodeksu Cywilnego mówią również, że nieprawidłowo umocowany pełnomocnik obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.
Niestety, tylko pozornie oznacza to, odpowiedzialność za działanie bez umocowania ponosi jedynie osoba występująca w roli pełnomocnika. Można przypuszczać, że również przedsiębiorca, który ponosi winę za wadliwe sformułowanie pełnomocnictwa, powinien liczyć się z odpowiedzialnością za szkody, jakie poniósł jego kontrahent, np. z powodu uznania przez sąd danej umowy za nieważną z powodu nieważności pełnomocnictwa udzielonego osobie podpisującej umowę.
Autor jest specjalistą prawa korporacyjnego w kancelarii Krawczyk i Wspólnicy