Kontrola pracowników przy użyciu GPS. Co wolno?

Najczęściej monitoring dotyczy rozmów telefonicznych, poczty elektronicznej, ale nie można zapomnieć też o kamerach rejestrujących przebieg pracy. Często stosowanym narzędziem jest również nawigacja z systemem GPS, instalowana w samochodach służbowych powierzonych pracownikom. Z jednej strony narzędzie to może ułatwiać pracownikowi wykonywanie pracy. Z drugiej zaś - daje pracodawcy możliwość ustalenia, gdzie samochód aktualnie się znajduje, trasy przejazdu, czasu przebywania w poszczególnych miejscach.

Stosowanie systemu GPS w samochodach należy rozpatrywać w dwóch aspektach: po pierwsze prawa pracodawcy do kontroli pracowników, po drugie - prawa pracownika do ochrony jego prywatności. Niewątpliwie bowiem pracodawca, monitorując pracownika, wkracza w sferę jego prywatności. Przepisy prawa pracy nie regulują wprost dopuszczalności stosowania takich narzędzi. Poza tym w polskim prawie brak przepisu, który wyłączałby prawo do prywatności pracownika, zezwalając przy tym na nieograniczone działania nadzorujące pracodawcy.

Interes pracodawcy

Pracownik nie ponosi ryzyka związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą pracodawcy - tym samym to pracodawca ma interes w tym, żeby kontrolować m. in. wykonywanie obowiązków przez pracownika, czas jak i miejsce, w którym pracownik świadczy pracę. W myśl bowiem z art. 22 Kodeksu pracy, pracownik zobowiązany jest do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę.

Czytaj więcej [ ( http://static1.money.pl/i/h/59/160827.jpg ) ] (http://prawo.money.pl/aktualnosci/okiem-eksperta/artykul/praca;za;granica;-;zadbaj;o;prawidlowa;dokumentacje,253,0,1125373.html) *Praca za granicą - zadbaj o prawidłową dokumentację * Obowiązujące przepisy nie precyzują, ani nie wskazują, jakim dokumentem pracownik powinien potwierdzić zagraniczny staż pracy.

Monitorowanie aktywności pracowników jest możliwe poprzez użyciu systemu GPS. Oczywiście jego zastosowanie powinno być uzasadnione rodzajem umówionej pracy. Wydaje się to zwłaszcza uzasadnione w przypadku pracowników mobilnych, których miejsce pracy określone jest jako pewien obszar i wobec, których to pracowników nie ma możliwości dokonywania kontroli bezpośredniej.

Kontrola przez pracodawcę niewątpliwie powinna odbywać się z uwzględnieniem obowiązujących przepisów. Przepisy prawa pracy nie regulują tej kwestii wprost, jednak pewne ograniczenia można znaleźć w przepisach z zakresu ochrony dóbr osobistych jak i ochrony danych osobowych.

Niewątpliwe jest to, że w sferze zainteresowań pracodawcy nie powinna być działalność podejmowana przez pracownika, która nie jest związana z jego pracą. Monitoring w tym zakresie mógłby być uznany za działania naruszające prawo pracownika do prywatności. Tak samo zresztą jak monitoring prowadzony w sposób ciągły, czyli poza godzinami pracy.

Prawo do prywatności

Monitorowanie aktywności pracownika ogranicza jego sferę prywatności, a więc powoduje wkroczenie w chronioną prawem sferę prywatności jednostki. Prawo do ochrony prywatności jest zagwarantowane przez Konstytucję: _ Każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz o decydowaniu o swoim życiu osobistym _(art. 47 Konstytucji RP).

Czytaj więcej [ ( http://static1.money.pl/i/h/135/m85127.jpg ) ] (http://prawo.money.pl/aktualnosci/wiadomosci/artykul/zasady;zatrudniania;cudzoziemcow;-;od;dzisiaj;nowe,108,0,1128556.html) *Zatrudniasz obcokrajowca? Jest nowe prawo * Za niestosowanie się do nowych przepisów i zatrudnianie nielegalnie przebywających w Polsce cudzoziemców przedsiębiorcom grożą kary nawet do 10 tys. zł. Szczegółowe regulacje_ _dotyczące poszanowania prywatności zawarte są w ustawach szczegółowych. I tak przykładowo przyjmuje się, że prawo do prywatności jest dobrem osobistym, które podlega ochronie przewidzianej w art. 23 i 24 Kodeksu cywilnego. Prywatność nie jest zdefiniowana - niemniej traktuje się, że są to okoliczności dotyczące życia intymnego jak i prywatnego życia osobistego. Osoby trzecie zobowiązane są powstrzymania się od wszelkich działań, które mogłyby naruszyć tę sferę.

W relacjach pracownik - pracodawca, słabsza pozycja pracownika powoduje, że pracodawca ma większą łatwość przekraczania tych granic i wchodzenia w sferę życia prywatnego pracownika. Pamiętać jednak należy, że zgodnie z kolei z art. 111 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Nie może ponadto czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Przy kontrolowaniu pracownika, pracodawca powinien więc mieć na uwadze to, żeby nie nadużywać przysługującego mu prawa.

Pracodawca powinien poinformować pracowników o prowadzanym monitoringu za pomocą systemu GPS umożliwiającego ich lokalizację. Przepisy nie wskazują sposobu, w jaki ta informacja powinna być przekazana pracownikowi. Może to nastąpić w odpowiednich regulaminach lub w umowie o pracę. Pracownicy muszą mieć ponadto zapewnione prawo dostępu do pozyskanych w ten sposób danych oraz informacji, kto będzie z nich korzystał. W tym miejscu warto wskazać, że ukryty monitoring może być stosowany wyjątkowo, a więc tylko wówczas, gdy nie jest możliwe osiągnięcie pożądanego celu za pomocą innych metod.

Zgoda pracownika

Skutkiem monitoringu będzie niewątpliwie gromadzenie informacji o konkretnym pracowniku, nie zaś o anonimowej jednostce, co oznacza, że informacje te mogą mieć charakter danych osobowych tego pracownika. Wydaje się więc, że za takie dane można uznać aktualne miejsca pobytu pracownika - w związku z czym ich przetwarzanie powinno się odbywać na zasadach określonych w Ustawie o ochronie danych osobowych. Ustawa ta umożliwia przetwarzanie danych osobowych, jeżeli przykładowo jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Czytaj więcej [ ( http://static1.money.pl/i/h/181/m74933.jpg ) ] (http://prawo.money.pl/aktualnosci/wiadomosci/artykul/kara;finansowa;od;pracodawcy;za;co;mozna;dostac,236,0,1127916.html) *Za to pracodawca może ukarać finansowo * Nałożone na pracownika kary pieniężne nie mogą w danym okresie obrachunkowym przekroczyć dziesiątej części wynagrodzenia do wypłaty. W takiej sytuacji, jeżeli przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że uzyskiwanie i gromadzenie określonych informacji dotyczących pracowników w drodze monitoringu jest niezbędne do realizacji usprawiedliwionych celów (przykładowo ochrona mienia przed kradzieżą, kontrola prawidłowości wykonywania obowiązków pracowniczych), a zastosowane metody kontroli są adekwatne do realizacji tych celów, wówczas do monitoringu za pomocą systemu GPS nie jest wymagana zgoda pracownika. W pozostałych przypadkach taka zgoda jest konieczna.

Adekwatny i usprawiedliwiony cel

System GPS niewątpliwie jest skutecznym narzędziem kontrolowania pracowników, zwłaszcza zaś tych, których praca polega na nieustannym przemieszczaniu się. Kontrola pracowników przez pracodawcę za pomocą systemu GPS jest dozwolona, jeżeli spełnione są powyżej omówione przesłanki - jako najbardziej istotne wskazać należy: obowiązek poinformowania pracownika, że został objęty monitoringiem, sam zaś zakres monitoring powinien spełniać usprawiedliwiony cel i być adekwatny do celu.

Wskazać ponadto należy, że w przypadku wykazania nieprawidłowości w wykonywaniu obowiązków przez pracownika, dane z systemu GPS - stosownie do okoliczności - mogą uzasadniać rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę w tzw. trybie natychmiastowym. Z drugiej zaś strony nie można wykluczyć tego, że dane z systemu GPS będą pomocne przede wszystkim dla pracownika, który przykładowo na podstawie nich będzie dochodził roszczeń wobec pracodawcy z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Przedsiębiorca ma również prawo kontrolować czas pracy swoich pracowników. To ważne, ponieważ liczba godzin spędzonych przez pracownika w miejscu pracy ma wymierny wpływ na przychody firmy. To akurat dość łatwo sprawdzić. Wystarczy po prostu obserwować, o której godzinie pracownicy przychodzą do firmy, czy wychodzą w międzyczasie, żeby załatwić prywatne sprawy i kiedy wychodzą do domu. Jeśli nie ma takiej możliwości, można wprowadzić obowiązek rejestrowania wejść i wyjść, na przykład w formie list obecności czy czytników kart. Pracodawcy mają też możliwość zainstalowania w firmowych komputerach specjalnej aplikacji przeznaczonej do rozliczania czasu pracy. Dzięki takiemu programowi można sprawdzić, o której godzinie pracownik się zalogował i jak długo pracował.

Autorka jest radcą prawnym w Departamencie Prawa Pracy Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy