E-kontrole chwalone przez przedstawicieli urzędów

W dwudniowej konferencji na temat wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych w przeprowadzaniu kontroli, która rozpoczęła się dziś w Sławicach pod Opolem, bierze udział kadra kierownicza zarządzająca komórkami kontroli urzędów wojewódzkich z całej Polski, a także przedstawiciele Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji oraz Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

E-kontrole to zadanie pilotażowe wprowadzone m.in. w opolskim urzędzie wojewódzkim. Dyrektor wydziału organizacji i kontroli opolskiego urzędu wojewódzkiego Barbara Bieluszewska po półrocznym etapie wdrożeniowym tego rozwiązania w 2012 roku zapewniła, iż elektroniczne wykonywanie kompleksowych kontroli np. jednostek samorządu terytorialnego jest możliwe.

Wyjaśniła, że jej wydział przeprowadził szereg takich działań, począwszy od elektronicznego zawiadomienia o planowanej kontroli, poprzez skrupulatne analizowanie przesłanych skanów dokumentów potwierdzanych podpisem elektronicznym, aż po sporządzenie elektronicznych wystąpień pokontrolnych.

_ - W przypadku elektronicznej kontroli nie ma potrzeby tworzenia dokumentów papierowych i jeżdżenia w teren, co może dać wymierne oszczędności _ - stwierdziła Barbara Bieluszewska. Zastrzegła, że wyjątkiem są np. trudne kontrole finansowe czy takie, które z założenia wymagają wizyty w ocenianej jednostce. _ - Wtedy rzecz jasna wyjeżdżamy do kontrolowanych podmiotów. Obecnie jeździmy również po to, by szkolić jak jednostki powinny reagować na taką e-kontrolę _ - dodała dyrektor z opolskiego urzędu wojewódzkiego. - _ Dążymy jednak do tego, by większość kontroli mogła być wykonywana zza biurka _.

Jednym z podstawowych narzędzi do przeprowadzenia e-kontroli są skrzynki ePUAP, czyli Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. Bieluszewska dodała jednak, że aby było możliwe pełne wykorzystanie elektronicznego mechanizmu, potrzebne będą zmiany niektórych przepisów. _ - Chodzi o ujednolicenie i standaryzację niektórych procedur. _

_ _

_ - Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji pracuje nad takimi rozwiązaniami _ - powiedziała dyrektor. Bieluszewska zaznaczyła też, że wystąpiła już do wojewody opolskiego z prośbą o wprowadzenie pilotażu e-kontroli we wszystkich wydziałach urzędu. _ Rok 2013 ma być dla nas czasem na wdrożenie tego rozwiązania w całym urzędzie _ - dodała.

Sławomir Dyl, dyrektor wydziału organizacji i kontroli małopolskiego urzędu wojewódzkiego, gdzie również prowadzony jest pilotaż w zakresie kontroli elektronicznej przyznał, że reakcje na ten sposób sprawdzania bywają różne, m.in. ze względu na brak skrzynek ePUAP w niektórych kontrolowanych jednostkach.

Od startu pilotażu małopolski urząd przeprowadził już ponad 140 e-kontroli. _ Jak każda nowość powodują one oczywiście opór mentalny - zarówno u kontrolowanych jak i kontrolujących. W dużej mierze choćby z tego powodu, że jest to praca z dokumentem wirtualnym _ - powiedział Sławomir Dyl. _ _

_ - Plusy są jednak ogromne - prócz oszczędności kosztów wysyłki dokumentów, wyjazdów i delegacji nie ma też np. problemów z archiwizacją, która dotychczas wiązała się z zapewnieniem odpowiedniej ilości miejsca na dokumenty _. Dyl zapewnił, że e-kontrole skróciły też czas działania. _ - Pobyt w kontrolowanej elektronicznie jednostce - jeśli zachodzi taka potrzeba - trwa obecnie trzy-cztery dni, a dotychczas bywały nawet dwa-trzy tygodnie _.

Konferencja poświęcona e-kontrolom w podopolskich Sławicach potrwa do jutra.