Umowy handlowe z kontrahentami z Kazachstanu. To warto wiedzieć

Kazachstan znany ze swoich zasobów naturalnych, pięknej przyrody, ale również młodego, jeszcze nie do końca zagospodarowanego rynku, który stanowi atrakcyjną możliwość dla wejścia dla nowych inwestorów. Niestety, brak rzetelnej informacji i stereotypowe zaliczanie Kazachstanu do krajów ze zwiększonym ryzykiem inwestycyjnym, zniechęcają część przedsiębiorców, w szczególności pochodzących z krajów należących do UE. Mimo tego duża liczba inwestorów, w tym polskich, sukcesywnie wzmacnia swoją pozycję w tym kraju - upatrując tam szans na rozwój swoich działań biznesowych.

Na wstępie kilka słów o umowie międzynarodowej, stanowiącej o wzajemnych ustępstwach przy podziale praw i obowiązków partnerów. Celem jednego jest otrzymanie towaru, drugiego zaś wynagrodzenia za towar. Forma umowy może być dowolna, lecz ogólnie przyjęte normy
i ustawodawstwa krajowe spowodowały, iż są pewne warunki co do formy jak i treści umowy międzynarodowej.

Zawarciu każdej umowy towarzyszą negocjacje, dzięki którym strony przyszłej umowy dążą do zgody w zakresie jej warunków. Przed podjęciem współpracy nie zaszkodzi przeprowadzić tzw. _ mini due diligence _ partnera przez tzw. research jego dotychczasowej działalności gospodarczej. Najczęściej używaną formą prawną prowadzonej działalności gospodarczej
na terytorium Kazachstanu jest spółka z ograniczoną działalnością (Sp. z o.o.)

Na początku współpracy warto zażądać od partnera kilku dokumentów w celu sprawdzenia jego zdolności do czynności prawnych jak również jego wypłacalności:

Są nimi:

• odpis z rejestru,
• dokumenty założycielskie: umowa założycielska, statut,
• prawo do podpisania umowy,
• sprawozdanie finansowe za ostatni rok finansowy.

Przy tym, trzeba zwrócić uwagę na czas istnienia firmy partnera, jego doświadczenie
na omawianym rynku. Związane jest to z tym, iż ostatnio w Kazachstanie pojawiają się firmy jednodniowe, które zdobywają zaufanie partnera, otrzymują towar na warunkach kredytu kupieckiego i znikają. Dlatego trzeba uważać i pracować tylko z firmą, która rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą w Kazachstanie i ma doświadczenie oraz historię rynkową.

Wszystko to można sprawdzić zapoznając się z dotychczas zrealizowanymi projektami potencjalnego kontrahenta biznesowego. Przy bezpośrednim zawieraniu umowy należy pamiętać, iż jest ona zawierana pomiędzy podmiotami z dwóch różnych krajów, a więc różnice w rozumieniu prawidłowości kształtowania warunków umowy mogą się różnić i to znacznie. Do najczęstszych rozbieżności należą: kraj pochodzenia strony umowy, dane rejestracyjne wraz z prawem do prezentacji podmiotów i podpisania umowy.

Podstawę prawną do reprezentowania partnera i podpisania umowy stanowią statut i uchwała organu wykonawczego partnera o objęciu stanowiska bądź pełnomocnictwo. Trzeba dokładnie sprawdzić statut przedsiębiorcy kazachskiego, czy nie wymaga on podjęcia dodatkowej uchwały wspólników albo zatwierdzenia i podpisania umowy z kilkoma osobami w przypadku jeżeli organ wykonawczy jest wieloosobowy, chociaż zazwyczaj w 90 proc. przypadków to jednoosobowy organ. Nie zaszkodzi zapoznać się również z uchwałą o powołaniu organu wykonawczego, aby sprawdzić osobę (osoby) pełniące funkcje tego organu i czas trwania jego kadencji, która z kolei nie może być dłuższa niż pięć lat.

Kolejnym ważnym dokumentem jest pełnomocnictwo, które powinno zawierać dane osoby upoważnionej, prawa i obowiązki, których jej udzielono, podpisane przez osobę (-y) upoważnioną z obowiązkowym poświadczeniem pieczęci.

Według prawa Kazachstanu pełnomocnictwo bez określonego okresu ważności jest ważne przez rok od daty jego udzielenia, z drugiej strony, niezależnie od okresu ważności wpisanego do pełnomocnictwa, jest ono ważne maksymalnie trzy lata od daty jego udzielenia.

Kolejnym ważnym elementem przy podejmowaniu współpracy z kontrahentem z Kazachstanu jest język umowy. Choć ustawodawca wymaga sporządzenia umowy w języku kazachskim lub rosyjskim, dozwolone jest posługiwanie się innymi językami w przypadku zawierania umów międzynarodowych. Ogólnie przyjęte jest, iż umowa jest dwujęzyczna: tłumaczona na język kazachski bądź rosyjski z równoległym tekstem w języku partnera. Jeżeli, jednak z różnych powodów tak się nie stanie, mogą powstać różnego rodzaju przeszkody o charakterze administracyjno-prawnym: np. bank może nie potwierdzić płatności wymaganej transakcji finansowej, ponieważ nikt nie rozumie tekstu umowy i nie może zweryfikować płatności.

W zasadzie dotyczy to każdego organu państwowego, a partnerów naraża na niepotrzebną zwłokę w realizacji warunków umowy, a w konsekwencji obciążenie dodatkowymi kosztami. Należy uwzględnić też, która wersja językowa będzie priorytetową w przypadku rozbieżności tekstu.

To nic innego jak warunki, określające towar, jego nazwę, ilość i jakość. Przedmiot umowy powinien być sprecyzowany co do cech indywidualnych, aby później można było go zweryfikować i udowodnić, iż chodzi właśnie o sprecyzowany w umowie towar, a nie jakiś inny.

W przypadku dostawy różnych towarów, przy potrzebie sprecyzowania dużej liczby cech towaru, aby uniknąć ponownego zawierania kolejnej umowy, radzi się sporządzać odrębny dokument dla każdej partii towaru, w którym będą zawarte poszczególne cechy, pozwalające zidentyfikować towar: ilość, jakość, cenę, warunki dostawy i inne cechy oraz warunki, nie uregulowane bezpośrednio w umowie.

Takim dokumentem może być specyfikacja - najbardziej popularna w Kazachstanie forma dokumentu, faktura, bądź inny dokument uzgodniony przez strony umowy. Należałoby wziąć pod uwagę, iż umowa powinna uwzględniać każdy taki dokument, jako integralną część umowy.

W Kazachstanie, jak i w większości krajów, w celu określenia warunków dostawy stosuje się normy Incoterms 2010. Jednak różnice stanowi niepisana reguła o tym, że wszystkie warunki dostawy według określonego położenia powinny być odzwierciedlone w umowie. Nie zaszkodzi wspomnieć o chwili przejścia prawa własności na towar - ze sprzedającego na kupującego, jak i o ryzyku utraty bądź zniszczenia towaru. Pozwoli to uniknąć kłopotów z wyjaśnieniem na jakich warunkach towar miał być dostarczony, jakie obowiązki obciążają strony kontraktu oraz określi odpowiedzialność stron umowy co do bezpieczeństwa towaru.

Umowa (bądź jej załączniki: aneksy, specyfikacje, faktury) powinna zawierać zdefiniowaną w twardej walucie cenę, aby uniknąć strat w przypadku inflacji, dewaluacji czy innych _ cudów finansowych _.

Cena powinna zawierać: jednostkę miary, cenę za jednostkę, cenę partii towaru. Warto omówić, co dokładnie uwzględnia cena: wartość tary, opakowania, palet, koszt oznaczeń, koszt załadunku, przygotowanie wszelkich dokumentów związanych z eksportem towaru z kraju kupującego itp.

Wszystkie te dodatkowe zapisy pozwalają partnerowi z Kazachstanu sprecyzować cenę nabycia przy imporcie do Kazachstanu i określeniu stawek celnych. Dodatkowo ten opis potwierdza, że strona polska nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów prócz wskazanych
w umowie. Dla polskiej firmy stanowić to będzie atut, który zwolni ją od dodatkowych i niepożądanych wydatków, a w razie sporu zwolni z obowiązku udowodnienia, iż cena powinna zawierać coś jeszcze.

Nie zaszkodzi określić w całości cenę umowy. Nie jest to obowiązkowe, ale może ułatwić kontrahentowi z Kazachstanu tzw. rejestrację umowy w jego banku. Dotychczas dokonywało się tego zgodnie z prawem walutowym w celu repatriacji pieniędzy bądź towaru.

W celu uniknięcia obowiązku poniesienia dodatkowych kosztów, warto również uwzględnić sprawę opłaty podatków i komisji bankowych poprzez wprowadzenie stosownych klauzul:

• bankowej, według której wszystkie opłaty bankowe w kraju sprzedawcy ponosi sprzedawca, a wszystkie opłaty bankowe w kraju kupującego i wszystkie opłaty banku - korespondenta ponosi kupujący.
• podatkowej, według której wszelkie podatki oraz inne opłaty skarbowe, powstałe przy wykonaniu umowy, a przewidziane przez przepisy prawne kraju kupującego ponosi on na swój koszt. Natomiast wszelkie podatki oraz inne opłaty skarbowe, powstałe przy wykonaniu umowy, a przewidziane przez przepisy prawne Rzeczpospolitej Polskiej, ponosi sprzedający.

_ _

Co do warunków opłaty - w żadnym wypadku nie należy udzielać kredytu kupieckiego, przynajmniej przy pierwszych transakcjach, pozwalających ukształtować opinię dotyczącą wiarygodności partnera.

Co do zasady wybiera się sąd państwa, na którego terytorium ma siedzibę pozwany. Jest to wygodne dla obu stron umowy, bowiem zaoszczędzi to sporo wydatków i sprowadzi strony na drogę polubownego rozstrzygnięcia sporu w drodze negocjacji, a jeżeli się nie uda do nich doprowadzić - pozwoli to na szybsze postępowanie sądowe i egzekucję należności w kraju pozwanego według jego prawa. Takie rozwiązanie jest bardzo korzystne dla strony polskiej umowy, która nie ponosi wydatków na podróż do Kazachstanu, a także ma swobodę w wyborze obrońcy i może go zweryfikować dużo łatwiej niż zagranicą

Decyzje sądu arbitrażowego z kolei, będą wykonane przez sąd kazachstański, bez względu na to gdzie ma siedzibę sąd arbitrażowy.

Niezależnie od tego jaki sąd będzie uzgodniony przez strony umowy, nazwa tego sądu musi być precyzyjnie określona w tekście umowy. Najlepiej to zrobić w postaci klauzuli arbitrażowej czy odrębnej umowy arbitrażowej, stanowiącej integralną część umowy głównej. Inaczej, przynajmniej w Kazachstanie, będzie ciężko znaleźć sąd, który uzna, iż spór dotyczy jego właściwości, bowiem nieprecyzyjna nazwa może doprowadzić do tego, iż nie uda się znaleźć sądu, który rozpatrzy sprawę lub stanie się to powodem do odrzucenia przez drugą stronę propozycji co do właściwego sądu, rozciągając tym samym spór czasowo i stwarzając bariery
w jego rozpatrzeniu.

Aby uniknąć takiego problemu, sporządza się klauzulę bądź odrębną umowę arbitrażową, stanowiącą integralną część umowy. Fakultatywnie można umieścić w klauzuli liczbę arbitrów, język rozpatrzenia sporu. Przykładowa treść takiej klauzuli może brzmieć następująco:

_ _

_ W przypadku braku porozumienia spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy rzeczowo i miejscowo dla siedziby pozwanego. _

_ _

_ Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy będą rozpatrywane przez (Międzynarodowy) Sąd Arbitrażowy w Polsce, zgodnie z Regulaminem tego sądu, w języku. __ _

_ _

Dane bankowe stanowią bardzo ważną część umowy, bowiem w Kazachstanie dane te służą do identyfikacji stron, ich płatności, a przede wszystkim rejestracji międzynarodowej umowy w banku partnera kazachskiego.

Dane kontaktowe z kolei pozwolą szybko zawiadomić kontrahenta o wszystkich zmianach, następujących w związku z wykonaniem umowy i zaistnieniu innych sytuacji mogących wpłynąć na jej wykonanie w przyszłości.

Dlatego też, biorąc pod uwagę ważność danych bankowych i kontaktowych, należy również uwzględnić obowiązek stron umowy o zawiadomieniu drugiej strony o zmianie kluczowych danych, mogących wpłynąć na należyte wykonanie umowy przez jedną ze stron, uwzględniając jednocześnie odpowiedzialność za ich naruszenie.

Niniejszy artykuł nie uwzględnia wszystkich aspektów, mogących powstać przy zawieraniu umów z kontrahentami z Kazachstanu. Najlepszym rozwiązaniem, zwłaszcza przy bardziej złożonych umowach, będzie zwrócenie się do kancelarii prawnej mogącej zapewnić wszechstronną pomoc w rozwiązaniu zastanych problemów.

Autor jest prawnikiem z kazachskiego oddziału Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy