wp.pl
wp.pl
Najpopularniejszy w Polsce portal o finansach i biznesie
Odpowiedzialność księgowego za nierzetelną dokumentację rachunkową

Odpowiedzialność księgowego za nierzetelną dokumentację rachunkową

Każdy przedsiębiorca obowiązany jest dokumentować dokonywane przez siebie operacje gospodarcze, chociażby przez wystawianie faktur VAT lub paragonów. Niektóre kategorie przedsiębiorców, wymienione w ustawie o rachunkowości są ponadto zobowiązane prowadzić księgi rachunkowe, zwane potocznie "pełną księgowością”, które oprócz dokonywanych transakcji zawierają informacje o majątku przedsiębiorcy.

Większość przedsiębiorców obowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych decyduje się na powierzenie prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych profesjonalistom, świadczącym tego typu usługi. Ustawa o rachunkowości jest dosyć lakoniczna w zakresie regulacji obowiązków przedsiębiorcy świadczącego usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych (w dalszej części artykułu zwanego także "księgowym”).

Z rozdziału 8a ustawy zostały raptem dwa przepisy, z których pierwszy wyjaśnia na czym polega świadczenie usług prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz wyklucza z kręgu przedsiębiorców mogących świadczyć takie usługi osoby nie mające pełnej zdolności do czynności prawnych lub skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 tej samej ustawy. Drugi zaś nakazuje przedsiębiorcom świadczącym usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe w związku z tą działalnością.

Istotnym zatem dla ustalenia zakresu odpowiedzialności księgowego (przedsiębiorcy świadczącego usługę prowadzenia ksiąg rachunkowych) jest zbadanie nie tylko ustawy ale również umowy. Z zasady umowy zawierane z księgowymi zawierają jedynie zobowiązanie do prowadzenia ksiąg rachunkowości za wynagrodzeniem.

Wobec powyższego, co do zasady przedsiębiorca świadczący usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych odpowiada jedynie na zasadach ogólnych, z tym zastrzeżeniem, że ze względu na profesjonalny charakter działalności można od niego wymagać podwyższonej staranności.

Obecnie księgi rachunkowe prowadzone są najczęściej w systemie informatycznym, do którego dostęp ma zarówno przedsiębiorca jak i księgowy, a za jego pomocą dokumenty księgowe i magazynowe wystawiane przez przedsiębiorcę trafiają bezpośrednio do biura rachunkowego. W praktyce zetknąłem się z problemem na ile skrupulatnie i czy w ogóle księgowy zobowiązany jest badać tworzone i wprowadzane do systemu księgowego przez przedsiębiorcę dokumenty będące podstawą księgowania.

Wydaje się oczywistym, że księgowy powinien zbadać fakturę pod kątem naliczenia odpowiedniej stawki VAT. Powstaje jednak pytanie czy powinien również zwrócić uwagę na rozbieżność informacji zawartych na fakturze z informacjami na dokumentach magazynowych. Jeżeli przedsiębiorca ze względu na błędy pracowników tworzy dokumenty księgowe nie oddające rzeczywistości - opis towaru lub jego ilość na fakturze nie zgadza się z dokumentacją magazynową. Wydaje się, że nie ma potrzeby wyjaśniać jak niekorzystna jest to sytuacja i jakie zagrożenie stwarza, należy jednak zastanowić się czy można oczekiwać, że prowadzący księgi rachunkowe profesjonalista zwróci na to uwagę?

Wbrew pozorom odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Z jednej strony księgowy odpowiada jedynie za to aby tworzone przez przedsiębiorcę dokumenty zostały prawidłowo zabezpieczone i przechowywane na wypadek kontroli skarbowej oraz żeby informacje o utrwalonych nimi transakcjach znalazły swoje odzwierciedlenie w sprawozdaniu finansowym. Z drugiej strony, właśnie ze względu na zawodowy charakter jego działalności można oczekiwać, że księgowy zapoznając się z dokumentami zwróci uwagę na błędy w nich zawarte i co najmniej poinformuję o nich przedsiębiorcę, mimo że to ten ostatni ponosi wyłączną odpowiedzialność za swoją działalność gospodarczą i to wyłącznie jego obciąża obowiązek stosownego jej dokumentowania.

Trzeba tez mieć na względzie, że kierownik jednostki najczęściej nie jest w stanie kontrolować wszystkich sporządzanych przez pracowników magazynowych kwitów i wystawianych na ich podstawie faktur.

Powyżej opisany problem pozostaje nierozstrzygnięty, nie sposób wyznaczyć jasnej granicy zakresu odpowiedzialności księgowego, nawet stosując wyższe standardy staranności. Każdorazowo należy badać konkretny błąd, wraz z okolicznościami dotyczącymi jego powstania. Sposobem na uniknięcie wątpliwości lub zminimalizowanie marginesu niepewności, wobec braku odpowiednich uregulowań ustawowych, jest wyraźne dookreślenie obowiązków księgowego w umowie.

Autor jest aplikantem adwokackim w Celichowscy Służewska-Woźnicka Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych

Kancelaria CSP
Czytaj także
Polecane galerie