Zgodnie z obowiązującymi przepisami Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentację płacową i osobową pracowników pracodawca obowiązany jest przechowywać przez okres 50 lat. Istnieje jednak możliwość powierzenia niniejszego obowiązku wyspecjalizowanym firmom prowadzącym świadczącym usługi przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników.
W przypadku likwidacji przedsiębiorstwa (zakładu pracy) na zasadach określonych w wyżej wymienionej ustawie, dokumentacja pracownicza zostaje przekazana konkretnemu przechowawcy. Wykonywanie działalności polegającej na przechowywaniu dokumentacji stanowi działalność gospodarczą regulowaną tzn. oprócz spełnienia szczególnych warunków określonych w ustawie, wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania przedmiotowej działalności. Marszałek województwa jest również organem kontrolnym takiego przedsiębiorcy.
W przypadku, gdy zwracamy się do przedsiębiorstwa przechowującego dane osobowe i płacowe o sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji z uwagi na fakt, że pracodawca już nie istnieje lub też powierzył wyspecjalizowanemu podmiotowi przechowanie wspomnianych dokumentów, wówczas powinniśmy liczyć się z pewnymi kosztami. Koszty te nie są jednak dowolne, ale również regulowane, gdyż maksymalne stawki za niniejsze czynności zostały jednoznacznie określone w _ Rozporządzeniu Ministra Kultury w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania _.
I tak jeżeli mówimy o zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, w zależności od tego czy dany dokument stanowi odpis, czy też tylko kopię, opłaty kształtują się w następujący sposób:
- za sporządzenie kopii, innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia - 4 zł;
- za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę - 8 zł;
Co prawda przedsiębiorca może w regulaminie świadczenia usług określić inne stawki za wydanie przedmiotowych dokumentów, jednakże musi pamiętać, że przywołane rozporządzenie wskazuje stawki maksymalne, a zatem nie można żądać wyższej opłaty ponad tą, jaką wskazuje rozporządzenie.
Co zrobić, jeśli jednak otrzymaliśmy pismo wzywające do zapłaty niezasadnie wysokiej opłaty za wydanie dokumentów osobowo-płacowych? Wówczas, w pierwszej kolejności należy zwrócić się do firmy, które żąda przedmiotowej opłaty o podanie zasady ustalenia takiej opłaty. Wskazane jest także powołanie się na przepis w sprawie obowiązujących przepisów i stawek.
Jednocześnie możliwe jest złożenie do marszałka województwa, jako organu nadzorującego tę działalność, wniosku o przeprowadzenie kontroli w danym przedsiębiorstwie z uwagi na stosowanie niezgodnych z prawem stawek opłat za wydanie dokumentów.
Czytaj więcej w Money.pl | |
---|---|
Urodziło ci się dziecko? Masz prawo do... Urlop ojcowski udzielany jest na pisemny wniosek pracownika-ojca, składany najpóźniej na siedem dni przed jego rozpoczęciem. | |
Pracodawca może ci to potrącić z pensji Pracodawca może potrącić z pensji pracownika bez jego zgody m.in. sumy na zaspokojenie alimentów, gdy są egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych. | |
Firma może śledzić co robią podwładni? Pracodawcy kontrolując pracowników przy użyciu monitoringu muszą pamiętać o ochronie dóbr osobistych oraz o przestrzeganiu prawa do prywatności. |
Autorka jest radcą prawnym w Celichowski Spółka Partnerska Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych