Podstawą wysłania pracowników za granicę w zakładzie przedsiębiorcy powiązanym lub nie powiązanym kapitałowo z pracodawcą jest zazwyczaj umowa cywilno-prawna określająca zakres usług, które pracownicy będą zobowiązani wykonać w oznaczonym z góry czasie i miejscu.
Obowiązujące przepisy prawa pozwalają polskiemu pracodawcy na skorzystanie zasadniczo z dwóch form prawnych, w ramach których pracownik będzie świadczył pracę za granicą. Wybór jednej z opcji nakłada za pracodawcę obowiązek przestrzegania wskazanych w przepisach prawa pracy określonych warunków.
1.
Wysłanie pracowników za granicę może przybrać formę podróży służbowej wykonywanej na pisemne polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 kodeksu pracy). Istotne przy tym jest, iż wysłanie pracownika za granicę w ramach podróży służbowej bez konieczności zmiany dotychczasowych warunków zatrudnienia możliwe jest jedynie w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, gdy powierzona praca odpowiada kwalifikacjom pracownika i nie pociągnie za sobą obniżenia wynagrodzenia. Wysłanie pracownika za granicę w ramach podróży służbowej oznacza dla pracodawcy konieczność pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002 r.) pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty pracownikowi diety oraz zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów do pracy, noclegów oraz innych wydatków określonych przez pracodawcę.
Wysokość dobowej diety jest uzależniona od kraju, w którym pracownik świadczy pracę w ramach podróży służbowej (np. dla Francji wynosi obecnie 45 euro, Niemcy, Holandia 42 euro, Słowacja, Czechy 33 euro). Należy również pamiętać, iż wysłanie pracownika do pracy za granicę w ramach podróży służbowej możliwe jest na maksymalnie 3-miesięczny okres. Jeżeli pobyt przedłuży się konieczne będzie dostosowanie umowy o pracę, w tym zmiana miejsca świadczenia pracy.
2.
Inną opcją jest oddelegowanie pracownika w ramach obowiązujących regulacji dyrektywy 96/71/WE z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. Urz. WE L 18 z 21.01.1997). Oddelegowanie pracownika pociąga za sobą w tym przypadku zazwyczaj konieczność dostosowania istniejących warunków zatrudnienia do warunków istniejących w kraju, gdzie pracownik będzie świadczył pracę w okresie oddelegowania.
Bezwzględnie obowiązującą zasadą jest, aby warunki zatrudnienia pracownika oddelegowanego nie były mniej korzystne od warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju, do którego pracownik zostanie oddelegowany. W konsekwencji pracodawca będzie musiał dostosować warunki zatrudnienia pracownika do standardów obowiązujących w kraju oddelegowania w zakresie czasu pracy, okresu wypoczynku, wymiaru płatnych urlopów rocznych, stawki płacy włącznie z wynagrodzeniem za nadgodziny.
Obowiązek dostosowania umowy o pracę istnieje jedynie wówczas, gdy warunki zatrudnienia w kraju oddelegowania są dla pracownika korzystniejsze niż w Polsce. Zawsze jednakże konieczna jest zmiana umowy o pracę w zakresie miejsca świadczenia pracy w okresie oddelegowania. Jeżeli miejsce świadczenia pracy nie zostanie zmienione, wówczas należy przyjąć, iż pracownik świadczył pracę poza granicami kraju w ramach podróży służbowej. Jeżeli nowo zatrudniony pracownik ma być oddelegowany poza granice kraju, wówczas należy na etapie tworzenia umowy o pracę wprowadzić stosowne postanowienia.
W przypadku jednak, gdy pracownika oddelegowanego łączy już z pracodawcą stosunek pracy, zmiana warunków pracy powinna nastąpić w ramach wypowiedzenia zmieniającego, bądź też na podstawie porozumienia zmieniającego zawartego pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.
Zważywszy na fakt, iż oddelegowanie pracownika często odbywa się na krótkie, trwające kilka tygodni okresy czasu, zalecany jest szczególnie ten ostatni tryb zmiany warunków ze względu na jego elastyczność oraz brak konieczności zachowania okresu wypowiedzenia.
Opcja oddelegowania pracownika na podstawie przepisów w/w dyrektywy związana jest z koniecznością dopełnienia większej ilości formalności, pozwala jednakże w porównaniu z opcją oddelegowania w ramach podróży służbowej wydłużyć okres oddelegowania pracownika i jednocześnie co do zasady zaoszczędzić koszty związane z wypłatą diety i zwrotem kosztów pobytu.
W obydwu wyżej opisanych przypadkach pracownik musi być w czasie oddelegowania związany z polskim pracodawcą stosunkiem pracy. Oddelegowanie odbywa się na rachunek pracodawcy i pod jego kierownictwem.
Należy także bezwzględnie pamiętać, iż koniecznym jest uzyskanie przez pracodawcę z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych poświadczenia formularza E 101 potwierdzającego, iż dany pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Jeżeli te formalności nie zostaną dopełnione, pracownik będzie podlegał obowiązkowi ubezpieczenia w kraju, w którym w okresie oddelegowania będzie świadczył pracę, co wiąże się z koniecznością uiszczania w kraju oddelegowania składek na ubezpieczenie społeczne.
Autorka jest radcą prawnymBSJP Taylor Wessing